Wiki X Pulpo

Muitas empresas que possuem complexidade em sua operação e já evoluídas na jornada da Gestão do Conhecimento, perceberam as perdas dadas sem uma ferramenta que auxiliasse no registro das suas boas práticas, treinamentos e informações relevantes do seu negócio. Nessa realidade e diante da falta de opções especialistas no mercado, muitas optaram por começar a trabalhar o tema em plataformas que chamamos de “Wiki Corporativa”.

Wiki Corporativa

O que é?

Uma Wiki Corporativa é uma ferramenta que possui o objetivo de criar e armazenar conhecimento relevante da empresa para que este não se perca. Sua estrutura se assemelha a um repositório de arquivos, com detalhes específicos para a realidade de cada negócio como área para clientes ou uma intranet embarcada, por exemplo.

Ela pode ser desenvolvida através de um framework padrão (utiliza-se muito a base da Wikipédia) ou com o auxílio de desenvolvimento interno, como a própria equipe de tecnologia da empresa. Alguns, que não possuem essa equipe interna, contratam uma empresa parceira para o desenvolvimento complementar da solução, o que vinha sendo bastante comum até o surgimento de ferramentas especialistas e por assinatura.

Principais problemas de uma “Wiki Corporativa”:

Materiais obsoletos ou não confiáveis

Uma vez que conhecimentos são dinâmicos, um desafio gigantesco nessa gestão é manter a base atualizada e não ter nela conteúdos que se tornem obsoletos. Geralmente o formato de Wiki não possui um fluxo de conhecimento junto a um processo de curadoria, por exemplo.

Dessa forma, sempre que existir uma mudança em alguma prática (o que ocorre com uma frequência bastante grande dependendo do segmento), a pessoa responsável deve estar atenta para atualizar o conhecimento em questão antes que outra consuma a informação e cometa um erro dentro da prática. Dependendo da estrutura da Wiki, também ocorre a formação de conhecimentos duplicados, uma vez que a árvore de conhecimento pode ter sido elaborada de forma desordenada e sem uma curadoria para que sua credibilidade seja um alicerce fundamental no consumo da informação. Uma Wiki sem credibilidade é um convite ao desengajamento no seu uso.

Adaptação aos novos formatos de conteúdo

Por não ser uma solução ligada ao negócio principal da empresa, a tendência é que pouco ou nada se modifique na estrutura do produto “Wiki”. Sendo assim, é natural que a tecnologia da Wiki não acompanhe a velocidade do que é desenvolvido através dos novos formatos de conteúdo.

Live streaming, vídeos de diferentes plataformas ou qualquer outro formato mais recente se mostra de difícil adequação à tecnologia das Wikis Corporativas. Isso interfere bastante na didática e métricas de uso da ferramenta, pois a facilidade em absorver e criar conteúdos é essencial para o sucesso de uma cultura de Gestão do Conhecimento.

Dificuldade em Integrações

O conhecimento está em todos os ambientes da empresa. A Wiki só centraliza o que é aprendido entre as pessoas e práticas do negócio. Informações contidas em e-mails, aplicativos de mensagem e outras plataformas deveriam ser facilmente migradas para a Wiki, a fim de economizar tempo e não perder conhecimento relevante e que pode ser fundamental para a estratégia de Gestão do Conhecimento da empresa.

Como dificilmente os desenvolvedores da Wiki podem destinar tanto tempo ao produto para que se trabalhe nesse sentido junto a outras soluções, inevitavelmente são perdidos muitos conhecimentos que poderiam ser bastante úteis para a equipe como um todo.

Engajamento da equipe

Outra dificuldade grande para quem trabalha a partir de uma Wiki Corporativa é o engajamento da equipe. Elementos já citados como uma base de conhecimento desatualizada, com informações duplicadas e não confiáveis contribuem muito para o desengajamento dos usuários.

O foco da Gestão do Conhecimento passa além do ferramental e a busca deve ser em criar uma cultura sobre o tema para o negócio. Qualquer fricção como as citadas fazem com que a equipe deixe a Wiki de lado e volte a recorrer a pessoas gerando improdutividade e uma sensação que o que está dentro da plataforma não é válido.

Pulpo

O que é?

O Pulpo auxilia a criar e otimizar fluxos de conhecimento em empresas com operações complexas. Nele, as pessoas podem armazenar, encontrar e compartilhar de maneira simples o conteúdo importante que for desenvolvido. É utilizado principalmente para amenizar problemas como a rotatividade de profissionais mais experientes, treinamento de novos colaboradores e clientes, bem como auxílio no suporte interno e externo da empresa.

Curadoria

No Pulpo, a confiabilidade da informação é um pilar muito importante para a entrega de valor ao usuário e seu engajamento na cultura da Gestão do Conhecimento. Para isso, existe um fluxo de curadoria focado na análise dos conhecimentos antes do seu ingresso na ferramenta em definitivo.

Esse fluxo abrange as sugestões de melhoria dadas pelos colaboradores referente aos processos e práticas nos diferentes tópicos. Essas melhorias são colocadas em um campo de “Aprovações Pendentes” e o curador de cada área as avalia, edita, aprova ou rejeita antes de passar para o Pulpo em definitivo.

Interface simples e adaptada a qualquer formato

Desde o seu início, o objetivo do Pulpo foi se manter simples o bastante para que qualquer pessoa fosse capaz de aprendê-lo e utilizá-lo com facilidade. À medida que novas funcionalidades são demandadas, elas apenas são agregadas se não dificultarem a percepção de valor da ferramenta e auxiliarem o usuário a cumprir o seu objetivo da melhor forma.

O engajamento do usuário em uma nova ferramenta depende muito da sua interface e na experiência que ela traz. Ser completo sem perder a intuitividade é um grande diferencial para uma Gestão do Conhecimento com visão de longo prazo.

Foco em Gestão do Conhecimento e em integrar com outras ferramentas

A especificidade é uma tendência. Hoje uma ferramenta que busca integrar o que ela faz de melhor com outras, também especialistas, vai impactar no uso final e resultados com as tecnologias contratadas.

As operações das empresas têm se tornado cada vez mais complexas e por isso requerem boas performances em todas as áreas de controle. Para isso, as ferramentas do futuro, como o Pulpo, devem ser habilitadas a integrar com outros players do mercado de diferentes segmentos.

Gamificação e metodologia de implantação

Outro grande diferencial do Pulpo perante os outros é a sua metodologia de implantação: o DIIVE. O principal objetivo é o de estruturar o ambiente onde será compartilhado o conhecimento pela equipe e engajar os colaboradores em torno dessa cultura.

Além disso, possui um módulo de gamificação com o foco em engajar os colaboradores na construção do ativo de conhecimento dos setores e posteriormente da empresa. O game, no Pulpo, se dá tanto referente ao engajamento ligado à Gestão do Conhecimento como outras métricas que o departamento encarregado pode setar para valorizar a equipe.

Conclusão

Com a evolução do negócio e as dificuldades na Gestão do Conhecimento a partir de Wikis Corporativas, a necessidade de migração se torna natural. Muitos clientes do Pulpo chegaram através da mesma demanda de profissionalizar a sua antiga Wiki e fazer essa migração para de fato obterem um bom resultado com a Gestão do Conhecimento.

Essa migração vem se mostrando bastante saudável e tranquila, principalmente por se tratar de clientes mais maduros que já sentiam a necessidade de ter uma base de conhecimento e como solução temporária adotaram anteriormente Wiki Corporativa. Com a adesão de uma plataforma como o Pulpo, tanto a integração das informações como a  aplicação da metodologia DIIVE fez a adaptação ser fácil, produzindo resultados já no curto prazo.

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