É comum que em algumas empresas hajam colaboradores que estão há anos ali e na mesma função. Normalmente essa pessoa é a maior portadora de informações a respeito daquele setor na empresa, dando para ela exclusividade no conhecimento. Isso se torna um problema quando esse funcionário se afastar do negócio, afinal, junto dele todas informações do setor irão junto.

Para que nesses casos a empresa não sofra com muitos prejuízos é fundamental que haja um base de informações. Assim existirão menores riscos de perder conhecimentos fundamentais para o progresso do negócio. Ainda, a dependência por um funcionário será amenizada, sendo as preocupações reduzidas no caso de um possível desligamento dele.

Continue lendo e entenda como a Gestão do Conhecimento e uma Wiki Corporativa irão melhorar a produtividade da sua empresa:

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Benefícios de uma Wiki Corporativa

Maior eficiência dos colaboradores

Empregando a Gestão do Conhecimento na sua empresa você terá a possibilidade de buscar por informações com maior exatidão e de forma mais rápida. Assim, sempre que um colaborador possuir dúvidas enquanto executa suas tarefas, ele poderá recorrer à Wiki Corporativa, sem depender de outra pessoa, existindo, então, uma economia de tempo e dinheiro para a empresa.

Tratando o conhecimento dessa forma, os colaboradores com mais experiência poderão atuar em dúvidas mais pontuais e práticas, deixando que o colaborador aprenda pela Wiki Corporativa os conteúdos mais operacionais.

Menor índice de retrabalho

Quando uma equipe produz muitos erros repetitivos, além de afetar na receita da empresa, acaba comprometendo as oportunidades de crescimento do negócio, já que esses erros afetam diretamente na qualidade do serviço e, principalmente, não haverá um padrão nas entregas.

Para evitar que isso ocorra é necessário prevenir que os colaboradores incorram no retrabalho. É fundamental que a empresa tenha uma Wiki Corporativa, assim todas as informações poderão ser registradas e ficarão à disposição de todos que necessitarem, dificultando a ocorrência de erros básicos.

Empresa sem ilhas de conhecimento

“Ilha de conhecimento” é um termo pouco conhecido para muitos, porém seus sintomas afetam muitas empresas. São consideradas “ilhas de conhecimento” pessoas que possuem algum conhecimento específico e mantêm só para ela, como se seu cérebro fosse uma ilha onde ninguém consegue chegar. Pode parecer inofensivo, mas ter um funcionário com essas características pode trazer grandes danos para toda a equipe, que irá, sempre, depender dessa pessoa para resolver problemas relacionados às informações que ela guarda. Isso se torna ainda pior, quando essa “ilha de conhecimento” estiver ausente do negócio.

Se todos os conhecimentos fossem armazenados em uma Wiki Corporativa não haveria mais problemas como esses, pois todos colaboradores poderiam ter acesso às informações sempre que precisassem.

Ramp-up mais rápido

Ao nutrir uma Wiki Corporativa com materiais de qualidade e didáticos seus colaboradores irão atingir o rampeamento mais rápido. Isto significa que eles estará preparada para exercer corretamente suas novas funções em um tempo menor que o convencional.

Ainda, com a Wiki Corporativa é possível desenvolver trilhas de aprendizagem, onde o colaborador é incentivado a se desenvolver de forma auto-didata, estudando conteúdos mais densos por conta própria e apenas pedindo auxílio de seus colegas e superiores para dúvidas pontuais. Ao completar a trilha, esse colaborador poderá realizar uma certificação que irá revelar sua aptidão para assumir as tarefas, apontar quais pontos há uma maior dificuldade e melhorias na própria trilha.

Profissionais mais engajados

Na busca por engajamento dos colaboradores, o compartilhamento de conhecimento pode ser a resposta. Aplicando uma metodologia de Gestão do Conhecimento unida a uma Wiki Corporativa, há a possibilidade de mensurar e estimular que os funcionários gerem ideias, auxiliem na busca por soluções para melhorar os processos internos, além de produzir ideias para melhorias no negócio.

Utilizar técnicas como gamificação, rotação de setores e mentoria junto à Wiki Corporativa pode gerar ainda mais engajamento das equipes.

Por que utilizar uma Wiki Corporativa?

A Wiki Corporativa permite que todas informações sejam compartilhadas entre os membros de uma equipe, onde poderão centralizar os conhecimentos mais relevantes ao grupo e fazer com que fiquem disponíveis para quando alguém precisar.

Sempre que houver a necessidade de solucionar alguma dúvida o colaborador terá, acessível na Wiki Corporativa, a solução que necessita, com uma busca simples e rápida, tornando o processo mais ágil, uma vez que fará no seu tempo e não dependerá da disponibilidade de uma segunda pessoa.

Com a Wiki Corporativa há a possibilidade de esmiuçar os processos da empresa, e mantê-los disponíveis para o acesso de todos. Isso resultará, ainda, na padronização de entrega do serviços prestados pelos colaboradores.

O Pulpo

Junto à metodologia DIIVE, o Pulpo é uma Wiki Corporativa, que ajuda as empresas a  manter a qualidade de atendimento e entregas na mesma escala em que crescem. Utilizando o Pulpo, as empresas sofrem menos com a rotatividade, reduzem suas perdas com o retrabalho e tornam os treinamentos mais ágeis, o que resulta em um aumento de 25% de produtividade para a equipe.

Algumas funcionalidades

  • Tópicos

    Tags que buscam facilitar a organização dos conteúdos. Quando um conteúdo é adicionado ao Pulpo, ele será agregado a um tópico, que posteriormente, irá facilitar a pesquisa dessa informação. Os tópicos podem ser privados, onde somente algumas pessoas poderão acessar ou públicos, em que qualquer pessoa dentro da Wiki Corporativa poderá acessar.

  • Curadoria de tópicos

    Curadores são os responsáveis pela aprovação, reprovação e edição dos conhecimentos adicionados na Wiki Corporativa, a fim de que se mantenha um padrão de qualidade nos materiais, evitando o múltiplo versionamento e a desatualização dos conteúdos.

  • Restrição de uso

    Há a opção de limitar o acesso dos usuários e suas funções no Pulpo. Cada integrante poderá ser leitor (apenas consome conteúdo), escritor (consome e cria conteúdo) ou administrador (acesso a todas as funções).

  • Restrição de acesso aos tópicos

    Cada tópico criado tem a possibilidade de definição de sua disponibilidade para os membros, podendo estar ao acesso de todos ou de um grupo específico. Quando privado, apenas aqueles que tiverem permissão poderão ver os conteúdos criados neste tópico.

  • Metodologia

    O DIIVE é a metodologia criada pelo Pulpo, a qual auxilia na implementação da cultura de Gestão do Conhecimento nos seus clientes. O objetivo é que o cliente do Pulpo se torne capacitado a replicar a metodologia dentro da sua empresa e alcançar os melhores resultados.

  • Métricas

    O Pulpo possui um dashboard para a análise de engajamento da equipe na alimentação da Wiki Corporativa. Algumas das métricas como usuários diários, as palavras que são mais acessadas e cards de conhecimentos mais relevantes são comunicados ao administrador para servir como suporte na tomada de decisões.