Software de Gestão do Conhecimento

Muitas empresas possuem colaboradores que estão há anos trabalhando nelas e, por vezes,  na mesma função. Com situações assim, é normal que essas pessoas sejam grandes portadores de conhecimentos com exclusividade na sua área. Porém, isso pode ser um problema se esse funcionário tiver que se afastar do cargo (tirar férias, por exemplo), uma vez que, junto a ele irão todas as informações que apenas ele possui, deixando a empresa vulnerável e dependente.

É importante que exista na empresa uma base de informações, para em caso de acontecer uma situação como essa, evitar que o negócio seja prejudicado. A Gestão do Conhecimento é um processo que visa a organização estratégica da empresa pela criação, armazenamento e disseminação de informações relevantes para a equipe.

Desenvolvendo uma cultura de compartilhamento de informações dentro de um grupo, maiores riscos, como a perda de conhecimentos fundamentais para um bom andamento do negócio, tendem a ser amenizados. Ainda, você não dependerá de um funcionário para ter a informação que precisa, não havendo mais preocupações em caso dele se desligar da empresa ou estiver ausente.

Continue lendo para ver mais benefícios sobre contratar um Software de Gestão do Conhecimento para o seu negócio:

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Benefícios de um Software de Gestão do Conhecimento

Aumento da produtividade da equipe

Com a Gestão do Conhecimento aplicada na sua empresa, é possível buscar informações de maneira mais precisa. Sempre que um membro do time sentir necessidade de tirar dúvidas durante a execução de suas tarefas, eles poderão recorrer a um Software de Gestão do Conhecimento, ao invés de precisar perguntar a alguma pessoa com mais experiência.

Resolver a sua dúvida de forma mais rápida e dependendo menos de pessoas, ocasiona uma grande economia de tempo e dinheiro para a equipe. Ao tratar o conhecimento dessa forma, os colaboradores mais experientes poderão ser mais reativos a dúvidas que ocorram e no restante do seu tempo terão disponibilidade de se dedicar a inovações e melhorias do negócio, deixando para o Software de Gestão do Conhecimento o ensino da parte mais operacional.

Redução do retrabalho

A quantidade de erros cometidos pela equipe é um dos fatores que mais pode comprometer a produtividade de uma empresa. A ocorrência de erros repetitivos, não afeta apenas a redução de receita, mas também, dificulta as chances de crescimento do negócio, uma vez que a qualidade do serviço pode decair se não houver um padrão nas entregas.

Para isso, se faz fundamental o uso de um Software de Gestão do Conhecimento. Com uma plataforma como essas, todo o conhecimento dos colaboradores mais experientes poderá ficar registrado e à disposição de toda a equipe.

Dessa forma, a tendência é que não ocorram tantos erros derivados de desatenções ou até mesmo desconhecimento sobre os processos operacionais da empresa.

Evitar a formação de ilhas de conhecimento

Muitos negócios sofrem com o problema das “ilhas de conhecimento”, podendo existir em diversos setores da mesma empresa. Resumidamente, são consideradas “ilhas de conhecimento” pessoas que detêm informações essenciais de uma área da empresa e não compartilham com o restante do time, fazendo com que toda equipe dependa dela para tratar de assuntos relacionados à sua área.

Se todos esses conhecimentos estivessem  disponíveis e acessíveis para todos membros de uma equipe através de um Software de Gestão do Conhecimento, os problemas causados pelas “ilhas de conhecimento” não seriam mais uma preocupação para a empresa. Os prejuízos das “ilhas do conhecimento” são difíceis de serem calculados, por se tratarem de métricas mais intangíveis, mas sem dúvidas qualquer empresário que sofreu com a rotatividade de um funcionário nessas características conhece bem as perdas que a formação desse problema ocasiona.

Treinamentos mais rápidos

Ao alimentar o Software de Gestão do Conhecimento com materiais completos e didáticos, se torna natural que os colaboradores atinjam o rampeamento mais rapidamente. Isso quer dizer que essas pessoas estarão aptas a exercer de forma correta a função para a qual foram contratadas em um tempo menor que se não tivessem uma cultura de Gestão do Conhecimento implementada.

Através de um Software de Gestão do Conhecimento é possível criar o que chamamos de trilhas de aprendizagem. Nessas trilhas, o colaborador é incentivado a ser mais auto-didata e aprender por conta própria o conteúdo mais denso de determinada área. Após consumir o conteúdo da trilha, essa pessoa estará apta a realizar um exame de certificação que irá revelar para o gestor quais os seus pontos de maior dificuldade e se ela está pronta para exercer determinada função na empresa.

Funcionários mais engajados

Compartilhar conhecimento pode ser uma boa forma de engajar as pessoas na busca por melhores resultados para a empresa. Com um Software de Gestão do Conhecimento, aplicado junto a uma metodologia, é possível medir e estimular os profissionais a darem ideias, melhorarem processos e mapearem possíveis oportunidades de melhoria na operação do negócio.

O uso de técnicas como a gamificação, rotação de setores e mentoria são práticas que junto a um Software de Gestão do Conhecimento tendem a engajar as equipes na linha do intraempreendedorismo e inovação.

Por que utilizar um Software de Gestão do Conhecimento?

Tendo um Software de Gestão do Conhecimento, a empresa possuirá uma base de informações compartilhada entre toda organização. Ali, os colaboradores poderão registrar seus dados, centralizar as informações que são importantes para toda equipe e manter os conhecimentos armazenados com segurança em apenas um local.

Toda vez que alguém sentir necessidade de um auxílio, essa pessoa poderá localizar as informações na ferramenta de forma simples e rápida. O serviço como um todo será mais ágil, uma vez que não se dependerá da disponibilidade de outra pessoa para resolver algum problema.

Com um Software de Gestão do Conhecimento é possível detalhar todos processos da empresa, mantendo-os disponíveis sempre que alguém precisar, ocasionando, ainda, uma maior padronização nas entregas dos colaboradores. A plataforma permite, ainda, a verificação de melhorias que o processo necessite, por meio da colaboração da equipe.

Muitas empresas utilizam “wikis corporativas” ou repositórios de arquivos para desempenhar sua Gestão do Conhecimento, porém, com o aumento de conhecimentos compartilhados é necessária a busca por um solução mais pontual. Ainda, geralmente essas ferramentas não possuem uma moderação do conteúdo, o que gera muito “lixo digital”, materiais duplicados e desatualizados.

O Pulpo

O Pulpo é um Software de Gestão do Conhecimento que junto à metodologia DIIVE auxilia as empresas a não perderem a qualidade do seu atendimento e suas entregas à medida em que crescem. Com o Pulpo a empresa sofre menos com a rotatividade, reduz as perdas com retrabalho e torna seus treinamentos mais ágeis, aumentando em até 25% a produtividade da sua equipe.

Diferente de uma wiki corporativa, o Pulpo possui uma série de funcionalidades que buscam otimizar o armazenamento, organização, disseminação e busca por conhecimentos.

Algumas funcionalidades

  • Tópicos

    São tags que facilitam a organização dos conteúdos. Uma vez que o conteúdo é adicionado ao Pulpo, ele será agregado a um tópico, que posteriormente, facilitará o encontro dessa informação. Os tópicos podem ser privados (somente determinadas pessoas podem acessar) ou públicos (qualquer pessoa dentro do Software de Gestão do Conhecimento pode acessar).

  • Curadoria de tópicos

    Os curadores são os responsáveis pela aprovação, rejeição e edição dos conhecimentos que serão adicionados no Software de Gestão do Conhecimento, a fim de manter um padrão nos materiais, evitando, assim, o múltiplo versionamento e a desatualização dos conteúdos.

  • Restrição de uso

    O Pulpo oferece a opção de restringir o acesso dos usuários e suas funções no Software de Gestão do Conhecimento. Cada membro poderá ser leitor (apenas consome conteúdo), escritor (consome e cria conteúdo) ou administrador (acesso a todas as funções do Software de Gestão do Conhecimento).

  • Restrição de acesso aos tópicos

    Em cada tópico criado há a possibilidade de definir se ele estará disponível a todos membros ou apenas a um grupo específico. Uma vez que ele for privado, apenas aqueles que possuírem permissão poderão ver os conteúdos que foram submetidos a esse tópico.

  • Metodologia

    O DIIVE é a metodologia criada pelo Pulpo para implementar uma cultura de Gestão do Conhecimento nos seus clientes. O objetivo é tornar o cliente do Pulpo apto a, de forma autônoma, replicar a metodologia dentro da sua empresa e alcançar os melhores resultados.

  • Métricas

    O Pulpo possui um dashboard para a análise do engajamento da equipe na alimentação do Software de Gestão do Conhecimento. Métricas como usuários diários, palavras mais acessadas e conhecimentos mais relevantes são informados para o administrador para servir como amparo na tomada de decisões.