elimine o retrabalho na sua empresa de tecnologia

Descubra como eliminar o retrabalho na sua empresa de tecnologia

Um problema que compromete de forma profunda a produtividade das empresas de tecnologia é o retrabalho. Cometer os mesmos erros que já haviam sido resolvidos ou encaminhados anteriormente causa muita frustração na equipe e perdas significativas de tempo.

Importante é identificar as causas desse retrabalho e agir para saná-las a fim de evitar que esse problema faça parte da cultura do negócio, tendo suas perdas computadas no cálculo do custo e prejudicando a rentabilidade da empresa. Abaixo, algumas causas do retrabalho e como solucioná-las em empresas de tecnologia:

Dúvidas no suporte

No suporte da empresa de tecnologia junto ao cliente, é natural que muitas dúvidas de clientes sejam semelhantes. Ocorre que em algumas empresas, não existe um registro acerca da resolução dada em determinado questionamento. Isso provoca a situação de que uma dúvida já solucionada anteriormente e que poderia embasar o novo atendimento, acaba sendo resolvida em um processo que inicia do zero.

Ter uma base de conhecimento para que essas anotações e resoluções dadas a problemas de clientes fiquem registradas e ao alcance de todos se mostra uma solução bastante eficiente no que toca ao retrabalho. Muito tempo que antes era perdido começando uma resolução de dúvidas do zero acaba sendo economizado pelo aprendizado compartilhado da experiência anterior junto ao cliente.

Dúvidas internas

Na área de produto é muito comum que existam dúvidas quanto às boas práticas de desenvolvimento. Saber as melhores sacadas de algum framework ou linguagem de programação é um desafio, principalmente para quem está começando na área. Esse profissional acaba dependendo muito do seu superior ou cometendo muitos erros básicos até atingir o seu rampeamento.

Quando surge alguma dúvida durante a operação do negócio, geralmente se recorre às pessoas mais experientes, tendo esse que destinar boa parte do seu tempo para explicar e sanar a dúvida em questão. Isso é muito ruim, pois com esse desnivelamento de conhecimento perde-se muito tempo na resolução dessas dúvidas internas, que muitas vezes são bem básicas.

Essa situação de retrabalho interno é agravada ainda mais com a existência de rotatividade no setor. Imagine que um profissional criado pela empresa, ao atingir o seu rampeamento, saia do setor ou propriamente do negócio e promovendo ao seu lugar uma pessoa que não possui a mesma produtividade. As perdas são gigantescas e o gestor fica com o sentimento de estar sempre “correndo atrás da máquina”.

Evitar a formação de “ilhas de conhecimento” e investir no nivelamento da equipe são boas soluções para o problema das dúvidas internas recorrentes. Estruturar uma cultura de Gestão do Conhecimento para que a empresa, ao invés de apenas as pessoas, fiquem inteligentes é o caminho para que os novos profissionais sejam mais auto-didatas e solicitem respostas para uma base de conhecimento confiável e bem alimentada, e não apenas para os profissionais mais experientes.

Falta de processos internos e playbooks

A falta de um padrão na entrega do serviço é uma outra causa de retrabalho. Quando uma atividade é mal-feita, os gestores precisam revisá-la e posteriormente entregá-la novamente, perdendo a empresa o dobro do tempo nesse processo que deveria ter sido entregue corretamente no início.

Criar processos internos e playbooks para as diferentes áreas da empresa de tecnologia faz a busca por esse padrão de qualidade se tornar mais atingível. Mapear as jornadas internas de execução é o início do processo para criar esses playbooks. Após, gradativamente, se vai melhorando cada um deles e otimizando o método de absorção por parte da equipe.

Ao desenvolver bons processos, a diferença nas entregas irão diminuir, bem como o resultado final para cada um dos clientes. Uma empresa com um padrão de qualidade é mais confiável, sólida e pode justificar um maior valor agregado em comparação com os seus concorrentes.

Treinamentos ineficientes

O momento da entrada de um colaborador na empresa merece uma atenção bastante especial. Além de se certificar para que ele esteja feliz com o novo emprego, é importante atentar para a eficiência nesse processo.

Muitas empresas de tecnologia não possuem um treinamento estruturado, deixando o aprendizado da pessoa à mercê do tempo que os mais experientes possuem para ensiná-la. Isso acarretará em muito tempo perdido no futuro, uma vez que esse profissional terá diversas dúvidas derivadas desse processo mal conduzido.

O ingresso de um colaborador deve ser tratado como um projeto: com início, meio e fim. Após, o seu desenvolvimento se dará com um acompanhamento especial, dependendo da área que for trabalhar. No entanto, deve restar claro que o seu ingresso foi algo estudado e com resultados comprovados, a fim de evitar problemas básicos durante a realização das suas atividades.

Conclusão

Uma empresa que foca em resolver o problema do retrabalho tende a ser mais produtiva e deixa de perder tempo e dinheiro pela falta de produtividade que essa questão acarreta. Empresas que não possuem uma cultura de Gestão do Conhecimento perdem até 25% do tempo da sua equipe com questões como o retrabalho. Desenvolvemos uma calculadora de ROI para você entender o que a sua empresa de tecnologia está perdendo mensalmente sem Gestão do Conhecimento!

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