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Razões para investir em um software de gestão do conhecimento

Benefícios da gestão do conhecimento

Quando se tem um colaborador que está atuando na mesma empresa e função por muito tempo, é natural que ele acabe sendo o maior portador de conhecimentos e referência naquela área. Porém, isso se torna um problema quando esse funcionário se afasta do cargo ou se ausenta por algum tempo, afinal junto dele irão todas as informações daquele setor.

Para evitar que o negócio seja prejudicado nesse momento é fundamental que a empresa tenha uma base de informações e que exista uma cultura de gestão do conhecimento.

A gestão do conhecimento é um processo que busca organizar estrategicamente a empresa por meio da criação, armazenamento e disseminação de informações importantes entre a equipe.

Com o desenvolvimento de uma cultura de compartilhamento de informações entre um grupo, haverá menos riscos de perder conhecimentos importantes e fundamentais para o bom andamento no negócio. Ainda, não haverá a necessidade de preocupações quando um funcionário antigo e experiente estiver ausente.

Veja outros benefícios que a gestão do conhecimento trará para a sua empresa:

Aumento da produtividade da equipe

O processo de gestão do conhecimento aplicado na sua empresa irá facilitar a busca pelas informações corretas para o apoio na execução de uma tarefa em caso de dúvidas por parte da equipe. Dessa forma, eles terão acesso aos conteúdos e informações que possam precisar de maneira rápida e fácil.

Ainda, será evitado que se perca tempo e produtividade com problemas assim, uma vez que o colaborador não precisará depender de outra pessoa para resolver a sua dúvida.

Redução do retrabalho

Entre as coisas que mais comprometem o bom andamento e produtividade de uma empresa é a frequência de erros cometidos pela equipe. Erros repetitivos, não afetam apenas a redução da receita, mas também, acabam dificultando a possibilidade de crescimento da empresa, já que a qualidade do serviço cai sem um padrão claro.

Tendo uma base de conhecimento sólida, com todas informações claras e de fácil acesso, as chances de haver erros nas execuções irão diminuir, assim como o nível de retrabalho.

Diminui formação de ilhas de conhecimento

Embora o termo “ilha de conhecimento” seja desconhecido para muitos, a sua frequência no cotidiano das empresas é cada vez mais ativa. A maioria das empresas sofre com esse problema e é muito provável que em cada negócio existam diversas ocorrências em todos os setores.

Na prática, “ilhas de conhecimento” são pessoas que possuem todos os conhecimentos de uma função apenas para si, fazendo com que toda a equipe necessite dela para resolver possíveis problemas.

Com todos conhecimentos disponíveis e de fácil acesso para todos, não haverá mais problemas como ter uma única pessoa portadora de uma informação importante ao grupo.

Aumento da velocidade da curva de aprendizagem

Uma base de conhecimento com materiais completos assegura que seus novos colaboradores tenham um desenvolvimento mais rápido e assertivo. O desenvolvimento de trilhas de aprendizagem faz com que os treinamentos sejam melhor organizados, facilitando o processo de rampeamento de um novo funcionário, que se dará em um tempo consideravelmente menor.

Funcionários mais engajados

A cultura de gestão do conhecimento estimula o engajamento dos funcionários. Com técnicas como a gamificação, isso tende a melhorar ainda mais, sendo possível desenvolver metas e desafios que irão motivar seus colaboradores a compartilhar e buscar suas informações ou dúvidas na própria base.

É importante definir metas e recompensas claras e atingíveis. Assim, os colaboradores terão seus esforços dobrados em busca de atingir os objetivos propostos.

Por que utilizar um software de gestão do conhecimento?

Com uma ferramenta especializada em atender às demandas da gestão do conhecimento, a empresa poderá ter uma base de conhecimento compartilhada entre toda a organização. Nessa base, os colaboradores poderão registrar dados, centralizar informações importantes para um grupo e armazenar conhecimentos com segurança em um único lugar.

Sempre que uma pessoa necessitar de alguma informação ela irá localizar aquilo que busca de maneira fácil e rápida, sem ter que depender de outro colaborador. Assim, agilizará o seu serviço, uma vez que o seu problema poderá ser resolvido mais rapidamente, pois não terá que aguardar pela disponibilidade de outra pessoa responder sua dúvida.

Com um software de gestão do conhecimento todos os processos internos poderão estar detalhados ali, ficando disponíveis para aqueles que necessitam, gerando uma maior padronização de entregas.

Além disso, é possível verificar melhorias que o processo necessite através da colaboração da própria equipe. Muitas empresas utilizam as chamadas “wikis corporativas” ou repositórios de arquivos para executar a sua estratégia de gestão do conhecimento, o que é interessante em um primeiro momento, mas com o aumento da equipe e dos conhecimentos criados, buscar uma solução específica se torna necessário.

Pulpo

Sendo uma solução para a gestão do conhecimento de equipes, o Pulpo proporciona um ambiente de aprendizado colaborativo e inovador entre as equipes.

Diferente de uma wiki corporativa, o Pulpo possui funcionalidades que facilitam o armazenamento, organização, disseminação e busca por conhecimento:

  • tópicos: os tópicos são tags que irão facilitar a organização dos conteúdos. Quando um conteúdo for adicionado ele irá ser agregado em algum tópico, assim, facilitando a busca por essa informação posteriormente.
  • curadoria de tópicos: existe a opção de definir curadores para um tópico. Eles serão responsáveis por aprovar, rejeitar e moderar os conhecimentos que serão adicionados, a fim de manter a base com materiais relevantes e assertivos.
  • restrição de uso: a plataforma oferece a opção de restrição de acesso, onde os usuários poderão ser leitores, escritores ou administradores.
  • restrição de acesso aos tópicos: em cada tópico há a opção de definir se ele será público ou privado para um grupo específico de pessoas; assim, se ele for privado, apenas aqueles que tiverem permissão poderão acessar os conteúdos que estiverem no tópico determinado.
  • metodologia: acompanhamento da implementação e criação da cultura de gestão do conhecimento dentro da equipe.
  • métricas: possibilidade de mensurar o engajamento da equipe e a correta alimentação da base de conhecimento gradualmente.

Essas são algumas das funcionalidades que o Pulpo oferece como diferencial e assim permitirá uma melhor otimização e maior segurança para a sua estratégia de gestão do conhecimento.

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