Comparativo: Pulpo X Google Drive

A digitalização do mundo abriu espaço para uma nova área de trabalho, a G.E.D. (Gestão Eletrônica de Documentos). Empresas e pessoas que antes armazenavam seus documentos em arquivos físicos e pastas, passaram a colocá-los em repositórios digitais, e se habituar a termos como backups (cópia de segurança) e storage (espaço de armazenamento).

Uma das plataformas mais populares para desenvolver uma G.E.D é o Google Drive. Quando falamos do Pulpo para as pessoas, muitas vezes somos perguntados sobre os nossos diferenciais perante um “Google Drive organizado” e gostaríamos de compartilhar neste artigo o porquê dessas ferramentas serem grandes parceiras e complementares ao invés de concorrentes.

O que é o Google Drive?

O Google Drive é o serviço de disco virtual que o Google lançou em 2012. A plataforma permite o armazenamento de arquivos na nuvem do Google com organização por meio de pastas e documentos editáveis colaborativamente.

Utilizamos o Google Drive no Pulpo, pois não possuímos um servidor interno que comporte todos os arquivos que produzimos como imagens, mockups, vídeos, entre tantos outros que acabam sendo desenvolvidos diariamente. A plataforma tem um custo-benefício bastante interessante pois se torna mais em conta que termos um servidor interno e possibilita o acesso via dispositivos móveis.

Possui, ainda, uma usabilidade melhor, na nossa opinião que outros repositórios do mercado. Somos clientes do Google em seu servidor de e-mails, também, o que faz a parceria ser ainda mais interessante.

Acreditamos que o Google Drive é uma das melhores opções do mercado para dois casos de uso: o armazenamento de arquivos e a gestão do conhecimento individual.

Para o armazenamento de arquivos existem plataformas como o Dropbox ou até mesmo servidores internos das empresas, que acabam servindo como repositórios. Por sua excelente usabilidade e custo-benefício o Google Drive sai na frente nessa disputa.

Na gestão do conhecimento individual, a plataforma compete com negócios como o Evernote, One note e o mesmo Dropbox. Gostamos da plataforma para uma pessoa sozinha se organizar. Ela é fácil, organizada e quando apenas um responsável elabora o conteúdo, acaba sendo simples de encontrá-lo.

O que é o Pulpo?

O Pulpo foi criado em 2016 e é uma plataforma para a gestão do conhecimento de grupos. Nele, as pessoas podem armazenar, encontrar e compartilhar de maneira simples o conteúdo importante que for desenvolvido. Possui aplicações para empresas, educação e grupos sociais.

Também utilizamos o Pulpo no nosso negócio para o desenvolvimento de novos colaboradores com treinamentos e dicas de ambientação, suporte interno e externo para clientes e ainda para o compartilhamento de informações que julgamos interessantes para o nosso dia-a-dia como notícias, posts e vídeos.

Por que não gerenciar o conhecimento do seu grupo através do Google Drive?

O Pulpo atende uma demanda que o Google Drive, naturalmente, acaba falhando: a gestão do conhecimento em grupos. Não há como um único software atender a todas as necessidades dos seus usuários e na sua concepção estes importantes itens não estão na estratégia de desenvolvimento da equipe por trás do Google Drive.

A dificuldade de uso do GDrive começa ao ter que desenvolver a gestão do conhecimento com grupos por vários fatores. Entre eles cabe citar:

Engajamento dos usuários

Um dos maiores desafios em gerenciar o conhecimento de um grupo é fazer as pessoas colaborarem com aquilo que aprendem e utilizarem os meios à disposição para isso. No Google Drive, essa provocação aos membros do repositório não é feita por nenhum canal e os usuários não são notificados de mudanças no material ali colocado. Por fim, acabam não colaborando como deveriam e poderiam, perdendo muito conhecimento, dessa forma.

Um dos principais pilares do Pulpo é o engajamento dos seus usuários. Sem a colaboração das pessoas com o conhecimento coletivo, a gestão fica prejudicada. A usabilidade geral da plataforma foi criada para isso, além de cada usuário ser notificado (via e-mail e app) daqueles tópicos que está seguindo, quando estes tiverem alguma novidade postada por algum dos membros.

Será trabalhada futuramente também funcionalidades de gamificação e bots que elenquem o material de interesse de cada usuário e enviem para cada membro.

Organização e busca

Outro grande problema do GDrive quando se trata do gerenciamento de conhecimento para mais de uma pessoa é na organização do material e busca do mesmo. A busca do repositório apenas encontra arquivos pelo nome exato do que foi publicado. Claro, que para quem o publicou, fica fácil encontrá-lo. O problema acontece quando uma pessoa que não sabe exatamente que nome foi dado ao arquivo ou onde se encontra para achar o que busca.

Por exemplo: o diretor comercial enviou um arquivo para o Google Drive chamado “Procedimento de Vendas”. Apenas digitando “Procedimento de Vendas” o usuário irá encontrar este arquivo no meio de tantos outros que existem no repositório. Ocorre que neste exemplo, o nosso usuário digitou palavras como “comercial”, “como vender” e outras palavras sem escrever exatamente o nome do arquivo. Neste caso, o nosso usuário teve que chamar o diretor comercial ou algum colega para ele enviar o link do arquivo que estava buscando, e isso fez 2 colaboradores pararem as suas atividades para encontrar algo que poderia ser facilmente entregue pela própria plataforma, se fosse focada no conhecimento para grupos.

No Pulpo isto é feito através de tópicos e sub-tópicos, o que torna a assertividade da busca por informações muito alta e inteligente. Nele, os usuários podem buscar por sinônimos ou palavras que remetam ao assunto, devidamente informadas pelo moderador do tópico.

No mesmo exemplo: o card se chamaria “Procedimento de Vendas”, mas estaria no tópico comercial. Este tópico teria várias palavras relacionadas (sub-tópicos) como “vendas”, “procedimentos comerciais”, “como vender”, entre outros. Mesmo o usuário não digitando exatamente o termo “Procedimento de Vendas”, ao buscar qualquer similaridade aos sub-tópicos ele encontraria facilmente este arquivo e faria uso dele sem a necessidade de auxílio de outra pessoa da empresa.

Informações duplicadas e sem credibilidade

A credibilidade das informações é essencial para os usuários interagirem apenas com a plataforma na busca por conhecimento e não depender mais das outras pessoas. No Google Drive, uma vez que não existe uma moderação na criação de conteúdo ocorrem problemas como a falta de credibilidade das informações ali geradas e a duplicação de arquivos e documentos que falam a mesma coisa, porém sob nomes diferentes.

A moderação que o Pulpo permite aos administradores do grupo, faz com que problemas como a duplicidade de informações e a credibilidade das informações não mais existam. A plataforma permite a criação de conteúdo após a aprovação dos moderadores dos tópicos que estão engajados na pertinência dos assuntos no grupo debatidos.

A plataforma também ajuda a detectar informações duplicadas ou relacionadas que podem ser unidas e transformadas em apenas um card de conhecimento.

Produção de lixo

Uma vez que sem uma moderação sobre o que é criado na plataforma, os times do Google Drive sofrem com uma enorme quantidade de lixo gerado por seus usuários. No Pulpo, solucionamos isso através da moderação de tópicos e cards, tendo os administradores total controle sobre o material que circula no grupo e podendo focar no que é realmente relevante.

Como utilizar o Google Drive e o Pulpo juntos?

O Pulpo e o Google Drive podem e devem ser utilizados em conjunto por grupos que querem ter um repositório de arquivos na nuvem e uma solução para a operação do seu grupo com apenas assuntos de relevância.

Arquivos e documentos importantes do Google Drive podem ser importados para o Pulpo para serem melhor organizados de forma que todos no grupo consigam encontrar aquilo que buscam de forma simples e assertiva.

 

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  1. […] Para negócios mais conectados e que ainda estão começando a gerenciar o seu conhecimento, podem ser usados servidores ou repositórios como o DropBox ou o próprio Google Drive. […]

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