Não sofra com a rotatividade dentro da sua empresa de tecnologia

A rotatividade, ou turnover, está relacionada à entrada e saída de funcionários de uma empresa ou setor. Essa situação acontece com certa frequência e dá muita dor de cabeça para os gestores do negócio, afinal, além de, muitas vezes, estarem perdendo grandes talentos no seu time, corre-se o risco de prejudicar o bom funcionamento operacional, por conta da inexperiência do novo colaborador.

Existem diversas razões que fazem uma pessoa se desligar da empresa que está atuando, como mudança de planos, insatisfação com a função, bem como a naturalidade de querer mudar de área ou empresa.

Mas como essas condições afetam na ocorrência de rotatividade?

Diferente das gerações X e dos Baby Boomers, os quais começavam a sua vida profissional cedo em busca de estabilidade e, muitas vezes, terminavam suas carreiras na mesmo empresa que começou, as gerações Y e Z, buscam atingir seus propósitos de vida, fazendo com que mudem de emprego e funções muitas vezes.

Outro fator que aumenta a ocorrência de rotatividade é a perda de desempenho, isso é, o colaborador não está mais atingindo o nível de entrega que lhe é exigido, o que acaba prejudicando a velocidade de crescimento da empresa. Ainda, a empresa pode não estar alcançando o progresso necessário, fazendo com que os colaboradores se sintam desmotivados e busquem novas opções de trabalho.

Tenha cuidado com a rotatividade

Apesar de ser algo natural, não deve ser tratado com descuido. A rotatividade, afinal, é capaz de causar muitos danos para o desenvolvimento do negócio. Ela se torna um problema quando não é bem administrada, isso é, quando a empresa não está preparada para lidar com suas perdas, e, principalmente, não se previne para evitá-las.

Entenda melhor quais são os prejuízos que o turnover pode causar e como evitar que eles aconteçam:

1. Retrabalho

Quando você tem colaboradores com muito tempo de empresa que se desligam dela, além de perder a pessoa, você estará perdendo todos os conhecimentos que ela construiu na empresa durante esses anos. Isso se torna um problema quando entra um novo funcionário que não tem todo esse know-how. Imagine a quantidade de vezes que o novo colaborador terá que refazer alguma tarefa em função de erros causados pela sua falta de conhecimento. Isso certamente irá ocasionar uma perda considerável de tempo, atraso de entregas e retrabalho.

Se o novato pudesse ter todas as informações e processos para o atendimento desses 20 clientes que irá assumir, ele teria a receita do bolo pronta, apenas devendo fazer algumas adaptações para unir o seu discurso ao que já existe.

2. Formação de ilhas de conhecimento

Quando, no seu negócio, existe um perfil de funcionário como o do exemplo anterior, que está há anos atuando na empresa, é comum que ele se torne um dos maiores detentores de conhecimento de sua área. Caso ele guarde o que sabe para si somente, ele é chamado de “ilha de conhecimento”.

Ter um colaborador denominado “ilha de conhecimento” se torna prejudicial para o negócio quando ocorre o seu desligamento, afinal, junto dele, toda a bagagem de conhecimento que ele desenvolveu nesses anos na operação do negócio, se desligará também. Quando um novo funcionário entrar para substituí-lo, ele não terá acesso a esses conhecimentos, dificultando seu desenvolvimento e resolução de situações exigidas. O ideal é que a empresa colete todos os dados que esse colaborador que está se afastando possui e armazene em uma base de conhecimento. Assim, sempre que o novato sentir alguma dúvida poderá consultar a base como apoio.

3. Tempo excessivo com treinamentos

Logicamente, em uma empresa que enfrenta um alto nível de rotatividade, muitas pessoas estarão entrando ao longo da existência do negócio. O que ocorre, é que muitas vezes os treinamentos são ignorados ou feitos sem uma estruturação, ocorrendo a resolução de dúvidas enquanto elas vão surgindo. Nesses casos é comum que os colaboradores mais antigos e experientes acabem dedicando um tempo significativo e acima do necessário nesse processo.

Poucas empresas buscam transformar a entrada de um novo funcionário em um momento com foco em sua produtividade a longo prazo. Dificilmente é certificado se o colaborador realmente captou os conteúdos que lhe foram ensinados, deixando que ocorram situações que irão prejudicar o andamento do trabalho.

Criar trilhas de conhecimento com os principais pontos que determinada pessoa deve saber ao ingressar em determinada área, pode aumentar a velocidade da rampagem desse profissional, além de se conseguir medir os principais pontos de dificuldade que ele possui no processo de adaptação.

O que fazer para evitar que a rotatividade prejudique o negócio?

O ideal é que exista dentro da empresa uma cultura da Gestão do Conhecimento implantada, com um fluxo de informações que sejam relevantes para toda empresa. Caso ainda não haja essa cultura no negócio, é necessário começar dissecando as atividades daquele colaborador que está para sair.

Isso pode ser feito mapeando seus processos, dúvidas e fluxogramas daquilo que ele exerce. Após, pode-se dividir essas informações em dois tópicos:

1. Conhecimento escalável

Esses são os conhecimentos que ficam acessíveis para todas as pessoas, de uma maneira padrão. Tais materiais costumam ser mais genéricos e não necessitam muita interferência pessoal para que sejam aprendidos.

Alguns formatos que podem ser utilizados são materiais educativos, como videoaulas, tutoriais, guias e check-lists.  A maioria dos conhecimentos que forem compartilhados, quando realizado de uma maneira didática, pode se tornar um “conhecimento escalável”. Isso fará com que a mão de obra humana apenas apareça para resolver dúvidas pontuais, reduzindo o tempo gasto com essa comunicação ineficiente.

2. Conhecimento específico

Os “conhecimentos específicos” são aqueles que dependem da mediação de uma pessoa para facilitar a absorção e aprendizado. Nele entram conteúdos mais particulares, como por exemplo “como deve funcionar o relacionamento com o cliente Paulo”, ou seja, informações mais difíceis de escalar seu aprendizado por meio de materiais educativos.

Nesses casos, o ideal é a realização de um plano para o treinamento do novo colaborador, com o auxílio de materiais de apoio para complementar seus estudos. Conversas 1 a 1, com cada funcionário que está em fase de aprendizado são essenciais para que o novato adquira confiança ao desempenhar suas atividades, futuramente. Unindo essas divisões de conhecimento há maior segurança ao treinar os novos colaboradores em suas funções, além de ter um método pronto para se preparar para a saída de um funcionário.

Conclusão

Em uma empresa de tecnologia a saída de profissionais é muito sentida, pela complexidade que uma operação assim emprega. Partindo do princípio que inevitavelmente isso irá ocorrer em algum momento, é importante que o gestor se prepare para sentir menos os efeitos dessa situação.

Mapear e externalizar o conhecimento da equipe, fará com que a produtividade do negócio aumente, pois essa base de conhecimento (Pulpo, por exemplo) será a principal referência para dúvidas operacionais que surgirem além de uma ótima segurança para a eventual saída de pessoas que já estão rampeadas.

Ter cuidados assim ajudarão a empresa a manter um padrão de qualidade nas entregas e atendimento, podendo crescer em equipe e clientes tendo a certeza que a operação do negócio acompanhará o mesmo ritmo.

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