Quando uma empresa possui colaboradores que estão atuando em uma mesma função por muito tempo é normal que essa pessoa seja uma grande detentora das principais informações que dizem respeito a essa área. Imagine se esse funcionário precisa se afastar do cargo: todo o conhecimento seria levado da empresa.

Para evitar que haja danos para o negócio é importante que seja desenvolvida uma intranet. Assim, mesmo que o colaborador experiente se afaste, seus conhecimentos continuarão sendo de posse da empresa.

Por meio da criação, armazenamento e disseminação de informações, a Gestão do Conhecimento é uma cultura que busca organizar de maneira estratégica as informações relevantes para a empresa.

Com a construção da cultura de compartilhar conhecimentos relevantes dentro de um grupo haverá menos riscos para o negócio, como uma menor perda de informações que são fundamentais para o progresso da equipe. Ainda, não terá necessidade de depender de um colaborador para ter acesso a dados importantes, acabando com as preocupações, referentes a isso, caso ele venha a se desligar da empresa.

Leia mais e descubra alguns dos benefícios que uma Intranet irá trazer para o seu negócio.

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Benefícios de uma Intranet

Maior produtividade das pessoas

Aplicando a Gestão do Conhecimento no seu negócio sua equipe terá acesso às informações de forma mais precisa. Uma situação de referência é quando um colaborador tiver dúvidas durante a execução de suas tarefas, onde ao invés de depender de uma pessoa mais experiente, poderá resolver seu problema acessando a Intranet da empresa.

Quando a equipe resolve suas dúvidas mais rapidamente sem depender de outras pessoas há ganhos econômicos de tempo e dinheiro para toda a empresa. Lidando com o conhecimento dessa forma os funcionários mais experientes serão mais reativos às dúvidas frequentes, podendo dedicar mais tempo para melhorias do negócio, deixando que a Intranet mantenha os ensinamentos necessários para as funções mais operacionais acessíveis a todos.

Menor retrabalho

Com a ocorrência de erros repetitivos dentro de uma equipe, além da redução de receita, existe um menor crescimento da empresa, já que existirá uma queda na qualidade do serviço prestado, bem como, um inexistente padrão de entrega. Esse é um dos fatores que mais compromete a produtividade do time.

O uso de uma Intranet se torna fundamental, uma vez que é possível armazenar todo conhecimento dos colaboradores mais experientes, tornando disponível para toda a equipe.

Assim, tende-se a diminuir os episódios de erros ocasionados por desatenção ou, até mesmo, desconhecimento dos processos internos.

Desconstrução das ilhas de conhecimento

Podendo existir em vários setores de uma mesma empresa, as “ilhas de conhecimento” são uma dor de cabeça para muitos gestores. Mesmo que alguns não conheçam o termo, o problema está presente no dia a dia de muitos negócios. “Ilha de conhecimento” é a denominação dada às pessoas que retêm informações primordiais para o negócio, apenas para si, fazendo com que os demais colaboradores dependam dele para resolver temas da área.

Mantendo os conhecimentos disponíveis para toda a equipe por meio de uma Intranet, a dependência por funcionários-chave não existiria mais. Os prejuízos causados por essa condição são difíceis de calcular, uma vez que tratamos de métricas intangíveis, porém, você pode sentir essa dor com a perda de um funcionário com essas características, já que ao mesmo tempo que ele está se ausentando da empresa, todos os conhecimentos irão sair com ele.

Rampeamento mais rápido

É natural que os colaboradores atinjam o rampeamento mais rapidamente quando se tem uma Intranet bem alimentada, com materiais completos e didáticos. Isso ocorre, pois a Intranet irá auxiliar os novos colaboradores a exercer suas funções iniciais e se prepararem em um espaço de tempo mais curto do que se não tivesse essa base para lhe amparar.

Por meio da Intranet existe a possibilidade de criar trilhas de aprendizagem, onde o colaborador é incentivado a ser auto-didata e desenvolver os aprendizados mais espessos por conta própria. Após concluir todas etapas da trilha, espera-se que essa pessoa esteja apta a realizar uma certificação, revelando ao gestor os principais pontos de dificuldade que o novo colaborador sentiu e assegurando se ela está pronta para exercer a função proposta.

Engajamento da Equipe

Quando se fala em engajar a equipe na busca de melhores resultados para a empresa, o compartilhamento de conhecimento pode ser uma boa solução. Aplicando uma metodologia junto à Intranet é possível mensurar e estimular os colaboradores a promoverem ideias, melhorias nos processos e identificarem oportunidades de otimização na operação do negócio.

Algumas técnicas como gamificação, rotação de setores e mentoria, junto à Intranet costumam engajar os times numa linha do intraempreendedorismo e da inovação.

Por que utilizar uma Intranet?

Com a utilização de uma Intranet na empresa, toda organização terá uma base de informações compartilhada, onde os colaboradores poderão fazer o registro de dados importantes, reunir informações do interesse de toda equipe, além de manter os conhecimentos seguros e em apenas um local.

Sempre que algum houver a necessidade de um colaborador pedir auxilio, ele poderá localizar as informações na Intranet de forma simples e mais rápida. Todo processo será ágil, já que não haverá a dependência da disponibilidade de uma outra pessoa.

Com uma Intranet há a possibilidade de detalhar todos processos da empresa, mantendo-os disponíveis e ao acesso de todos, resultando, ainda, na padronização de entrega dos serviços dos colaboradores. Com a Intranet pode-se, ainda, investigar possíveis melhorias que o processo venha a precisar.

O Pulpo

O Pulpo é um modelo de Intranet que, com a metodologia DIIVE, auxilia as companhias a manterem a qualidade do seu negócio na proporção em que crescem. Com o Pulpo a empresa ameniza seus prejuízos com a rotatividade, perde menos com retrabalho e torna seus treinamentos mais eficazes, aumentando em até 25% a produtividade da sua equipe.

Algumas funcionalidades

  • Tópicos

    Os tópicos facilitam a organização dos conteúdos no Pulpo. Eles são adicionados em cada documento para facilitar, principalmente, a busca dos conhecimentos. Eles podem ser privados (somente algumas pessoas podem acessar) ou públicos (qualquer pessoa dentro da Intranet pode acessar).

  • Curadoria de tópicos

    A curadoria é responsável por aprovar, editar e rejeitar os conhecimentos adicionados na Intranet. É uma função essencial  a fim de manter um padrão nos materiais, evitando, assim, o múltiplo versionamento e a desatualização dos conteúdos.

  • Restrição de uso

    No Pulpo é possível restringir o acesso dos usuários e suas funções na Intranet. Os membros poderão ser leitores (consomem conteúdo), escritores (consomem e criam conteúdo) ou administradores (possuem acesso a todas as funções da Intranet).

  • Restrição de acesso aos tópicos

    É possível definir em cada tópico a quem ele estará disponível. Em um tópico privado, por exemplo, apenas aqueles usuários que possuírem permissão poderão visualizar os conteúdos que foram submetidos a ele.

  • Metodologia

    O DIIVE é a metodologia utilizada para criar uma cultura de Gestão do Conhecimento dentro das empresas. Com ela, o cliente do Pulpo pode, sozinho, desenvolver a Gestão do Conhecimento no seu próprio negócio.

  • Métricas

    O Pulpo possui uma ferramenta para a análise do engajamento da equipe na alimentação da Intranet. Métricas como palavras mais acessadas, usuários mensais e conhecimentos mais importantes são dadas ao administrador e servem para gerir melhor a sua Intranet.