Como melhorar a gestão de conhecimento em eventos

*Post escrito por Júlia Vidigal Munhoz, Analista de Marketing e Conteúdo da mobLee.

A medida que ficamos mais conectados digitalmente, nossas interações com outras pessoas também passam a ser orientadas através do meio digital. Paradoxalmente, também surge o desejo por interações efetivamente pessoais. É justamente a partir desse anseio que diversos eventos têm pautado sua estratégia.

Essa vertente de eventos, orientada à construção de interações mais ricas entre seus participantes e geração de conhecimento, demanda grande criatividade e esforço dos organizadores e, ao contrário do que muitos podem imaginar, não só pode como deve tirar o proveito máximo das interações que já foram estabelecidas no mundo digital.

Nesse post, pontuamos os principais desafios dos organizadores de eventos na busca de facilitar a gestão de conhecimento dos seus participantes e algumas dicas de como melhorá-la. Confira! 🙂

Os principais desafios do mercado de eventos

Todos nós estamos sempre sendo desafiados a fazer mais com menos, sobretudo no mercado de eventos, onde os orçamentos costumam ser enxutos, os imprevistos são variados e algumas das despesas nem sempre são previsíveis. A adoção de novas tecnologias demanda investimento, mas quando ela pode auxiliar na melhoria da experiência dos seus participantes e absorver ainda mais conhecimento, então temos em mãos algo significativo.

Muito comum no meio corporativo, a realização de eventos internos é uma estratégia adotada por diversas empresas para realizar treinamentos, facilitar a troca de informações com seus colaboradores e criar um espaço para consolidação da cultura.

Muitas vezes, esses eventos são formados por diversas lideranças, que também têm como tarefa fazer o repasse dos aprendizados adquiridos aos seus times. E sabendo que um dos principais desafios dos participantes em eventos é transmitir o conhecimento adquirido para quem não pôde comparecer, sobretudo, quando líderes e gestores pretendem levar consigo treinamentos e novidades aos seus colaboradores, vamos te dar algumas dicas de como inovar e facilitar a gestão de conhecimentos em seus eventos.

Como inovar em meu evento

O termo inovação é hoje um forte em prol da construções de interações argumento de vendas, tanto para os participantes do seu evento, quanto para os seus possíveis patrocinadores. Não há uma fórmula mágica e a inovação pode ser construída das mais diversas maneiras. Vários eventos têm se vendido como uma plataforma propiciadora de inovação, oferecendo as ferramentas e os meios para que as interações entre os seus participantes estabeleçam novas descobertas.

Essas interações possivelmente ocorrem tendo smartphones como meio, logo, que tal tirar proveito disso e tornar o mobile um dos elementos centrais da sua estratégia?

Antes de qualquer coisa, é importante que você entenda que um aplicativo para o seu evento, por si só, não constitui uma ação inovadora, sobretudo agora que eles ultrapassaram o estágio de tendência e passaram a ser percebidos como necessidade. A inovação em torno da adoção de um aplicativo, no entanto, está na sua inserção dentro de uma estratégia coesa, que possa tirar proveito de suas funcionalidades inovadoras entre os participantes. Nesse contexto, aplicativos podem assumir o papel de ferramentas facilitadoras, propiciando networking e alimentando discussões, além de gestionar o conhecimento em seu evento.

As pessoas já estão acostumadas a encontrar toda a informação que desejam nos momentos que bem entenderem, e esse é um elemento fundamental na forma como as interações são estabelecidas atualmente, tanto entre os próprios participantes, quanto entre esses e os expositores, palestrantes e patrocinadores. Mais do que um meio para abolir ou, pelo menos, reduzir a necessidade por informações impressas, um aplicativo pode ser o elemento chave para dinamizar os processos de interação e propagar o conhecimento em seu evento.

Nele, seus participantes não têm acesso apenas a uma lista com informações de palestrantes e expositores, eles podem enviar mensagens entre participantes, compartilhar fotos, conteúdos e interagir na timeline do aplicativo. Eles não precisam apenas ouvir as apresentações, mas podem fazer parte dela, fazendo perguntas em tempo real e acessando os materiais sempre que quiserem.

Aumente o alcance do conhecimento!

Atualmente, as estratégias de comunicação da maioria dos eventos tem privilegiado a internet como meio, sobretudo através das mídias sociais e email marketing. Ainda que constituam canais de comunicação bastante abrangentes e versáteis, permitindo comunicar para um grande número de pessoas sem que haja a necessidade de grandes esforços ou investimentos. Seu alcance, no entanto, está constantemente variando, de maneira que é difícil precisar a efetividade da estratégia de comunicação.

A adoção de um aplicativo pode ser uma forma de garantir que os participantes do evento estejam, efetivamente, recebendo aquilo que você comunica, sem ruídos ou imprecisões no alcance. Mais do que isso, a eventual integração do aplicativo à mídias sociais pode também ser utilizado para potencializar a sua mensagem, incentivando que o usuário faço uso de recursos de compartilhamento e similares.

Inclusive, depois de todas os conhecimentos o participante reuniu durante o seu evento, ele ainda terá acesso a esse conteúdo pós-evento e pode desenvolver seus treinamentos internos, registrando os aprendizados da sua equipe de forma colaborativa, utilizando a plataforma da Pulpo.

Entregando a melhor experiência aos meus participantes

Ok. Mas como entregar uma experiência de qualidade para os seus participantes?

A partir do momento em que o seu aplicativo é percebido com grande apreço pelos seus participantes, também será percebido da mesma maneira pelos seus patrocinadores, que tentarão também usufruir desses espaço. Então você deve:

  1. Propor melhorias para a experiência dos participantes;
  2. Aumentar a eficiência de processos;
  3. Amplificar o alcance da sua mensagem.

Os fatores acima não se aplicam apenas à adoção de um aplicativo, mas também à adoção de qualquer tipo de tecnologia no seu evento. Nem sempre os três serão contemplados, esse, inclusive, é um cenário raro, mas apenas um deles já pode ser o suficiente para validar a sua escolha.

Dependendo do tamanho e do escopo do seu evento, a adoção de um bom aplicativo poderá ser capaz de contemplar os três pilares. Todavia, mesmo quando as condições são propícias, bons resultados só advém realmente de planejamento, e esses mesmos pilares que podem te ajudar a tomar a decisão de adotar ou não alguma nova tecnologia, também poderão ajudá-lo a implementá-la.

Conclusão

Ah! Ficou curioso para ver o uso do aplicativo na prática? Dá uma olhada nesse case de sucesso da Magazine Luiza e nesse ebook que explica todos os recursos que um aplicativo pode oferecer ao seu evento!

Espero que tenha gostado desse post. Para muitos, os aplicativos para eventos podem parecer uma solução complexa, dispendiosa ou, simplesmente, desnecessária. Para nós, são uma solução simples, eficaz, capaz de gestionar o conhecimento e que seus participantes irão adorar.

Não existem segredos, com um bom fornecedor e, consequentemente, um bom produto em mãos, além de uma boa estratégia de implementação, o céu será o limite!

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