5 razões para você começar agora a gerenciar o seu conhecimento

Diariamente quando estamos trabalhando nas vendas do Pulpo, recebemos questionamentos de potenciais clientes que nos perguntam: Por que precisamos investir em um software para gerenciar o conhecimento do nosso negócio? Temos muitas outras prioridades e isso vai dar mais trabalho para nós, eles falam.

Elenco abaixo cinco razões pelas quais você deve investir agora mesmo em um software para a gestão do conhecimento e vou relacionar o porquê você está perdendo MUITO dinheiro ao não fazê-lo.

1. Evite a formação de “ilhas de conhecimento”

Desde que começam as suas atividades, as empresas trabalham muito os seus processos internos e padronizam as suas metodologias para alcançar um modo operacional que garanta uma entrega similar aos seus diversos clientes.

Ocorre que mesmo definindo estes processos, quanto mais a empresa cresce, muitas melhorias e boas práticas, desenvolvidas internamente acabam se perdendo ou ficando presas a certos colaboradores.

Por isso, muitas vezes vemos o nosso cliente falando que quer ser atendido pelo colaborador Cláudio e não pelo Rodrigo, pois só ele entende o seu jeito de pensar. Isso não é verdade.

O que ocorre é que o Cláudio não conseguiu passar ao Rodrigo e aos seus outros colegas os seus aprendizados de sucesso e acabou tornando essas boas práticas presas na sua própria pessoa.

Há quem diga que isso é um grande diferencial para Cláudio, mas se ele fizer uma gestão do seu conhecimento e ser reconhecido por ela, sem dúvidas passará sempre a compartilhar aquilo que aprende do que concentrar em si essas melhorias.

Chamamos isso de formação de “ilhas de conhecimento”, algo muito prejudicial a empresas e aos próprios colaboradores, pois estes acabam não podendo nunca descansar a cabeça e sempre devem ser solícitos aos questionamentos sobre esses métodos que não conseguem/não tem incentivo a compartilhar com os outros.

Para a empresa, isso se transforma num desperdício enorme de tempo das pessoas a recorrerem cada vez que possuam uma dúvida sobre este processo ao Cláudio, além da produtividade de um dos melhores colaboradores perdida tendo que dar as informações e treinar um a um dos colaboradores.

Se este prejuízo for calculado o empresário vai se decepcionar muito com quanto dinheiro já perdeu e deixou de ganhar ao ter “ilhas de conhecimento” espalhadas no seu negócio.

2. Redução das perguntas repetitivas

Com que frequência alguém da sua empresa perguntou alguma coisa sobre como se calcula o valor de desconto de uma mercadoria, ou a quem contatar se a impressora estiver presa, ou como reservar uma viagem, ou os dados técnicos de um produto? Estes pequenos questionamentos, quando somados, nos levam a um tempo de aproximadamente 20% da carga horária de trabalho de um novo colaborador nos primeiros meses da empresa. Isso sem falar no tempo dos profissionais antigos ao terem que, repetidamente, responderem algumas vezes procedimentos mais complexos a pessoas novas.

Este tempo perdido, especialmente em empresas com certa rotatividade, traz um problema grande de produtividade na empresa, sem falar em possível retrabalho devido a erros durante a execução de uma nova tarefa.

Soluções como intranets e comunicadores estão auxiliando um pouco nesta comunicação, mas igualmente a informação acaba se perdendo e no outro dia já é necessário uma outra interação para resolver outra pergunta recorrente.

Plataformas como o Pulpo, que possibilitam a criação de conteúdos dinâmicos, fazem com que a informação se perpetue e seja editada sempre que necessário. Além disso, é possível ter a certeza de que está correta, tendo em vista a moderação existente nos tópicos que são criados internamente.

3. Encontre a pessoa/resposta certa rapidamente

Esta idéia de um processo dinâmico é importante. Digamos que você precisa saber os dados técnicos de um produto, mas a pessoa que você normalmente pergunta está viajando. Você caminha ao redor do escritório pedindo alguns colegas e todos eles dizem: “não tenho certeza, que tal tentar o Carlos?” Mas o Carlos justamente é a pessoa que está viajando! Aí que você tenta o Whatsapp dos seus amigos da empresa. Todos visualizam e ninguém tem certeza da resposta. Mandam você para um link que não tem uma fonte segura. Você está totalmente dependente da volta do Carlos de férias para poder dar sequência a essa venda que se fechada, vai salvar a meta do seu mês!

Se você tivesse o Pulpo rodando no seu negócio, ao digitar uma pergunta com um tema parecido, você poderia encontrar em toda a empresa, as pessoas que interagiram em um tema similar com o Carlos e chegar rapidamente a quem detém esse conhecimento. Isso se a resposta já não estiver dada no próprio Pulpo em uma consulta anterior!

Não se pode mais perder tempo na busca por informações e detentores dela. Hoje a competitividade das empresas é definida no detalhe e todo ele é importante no resultado final do negócio!

4. Designe especialistas para cada tópico

Imagine você saber quem em cada parte da empresa possui todas as respostas que você precisa sobre um determinado tema, a apenas alguns cliques de distância. No Pulpo, você poderá designar, para cada tópico, um ou mais especialistas que estarão sempre de prontidão para responder as perguntas interdisciplinares que surgirem e, como visto antes, esse conteúdo ficará registrado para novas consultas.

Estas pessoas poderão ser bonificadas pelo seu engajamento nas respostas e toda a empresa ficará mais produtiva ao substituir o tempo perdido várias vezes sobre uma questão por uma abordagem muito mais rápida e fácil.

5. Suporte ao cliente

E quando o seu cliente faz perguntas muito triviais para a sua equipe? E quando a rotatividade atinge ele também? O novo colaborador dele que está foi colocado em contato não sabe muito do que estava sendo tratado e novos treinamentos deverão ser realizados para readaptar o novo funcionário do cliente à relação com a sua empresa.

Com o Pulpo, isso também pode ser evitado, ao compartilhar informações básicas para cada um dos clientes, criando assim um registro no qual a mudança de equipe do lado de lá não vá atrapalhar o bom andamento do negócio de vocês.

 

1 responder

Trackbacks & Pingbacks

  1. […] uma gestão de conhecimento, você terá mais assertividade na hora de tocar o seu negócio. Ainda, irá evitar desperdício de […]

Deixe uma resposta

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *