Formatos para Compartilhar Conhecimento: Check-list

O check-list é uma lista de verificação, onde é possível organizar ideias ou tarefas de modo que não haja o risco de esquecer alguma etapa importante. Se existir algum processo definido na sua empresa e você quer evitar que hajam erros na execução, o check-list é um ótimo formato para garantir o sucesso do cumprimento da ação.

Como o check-list irá ajudar minha equipe?

Padronização de entrega

Se você possui alguma tarefa que é executada regularmente por pessoas diferentes, o check-list irá garantir que haja uma padronização de entrega. Uma vez que todas as pessoas envolvidas seguirão o check-list para realizar a atividade, não haverá divergência de resultados de um colaborador para o outro. Além disso, ele também irá garantir a qualidade caso um colaborador se ausente e outro passe a substituí-lo.

Menos dúvidas durante a execução

No caso anterior, foi citado uma eventual ausência de um colaborador. Se você passar por essa situação e tiver que substituir essa pessoa, o novato, provavelmente, sentirá dúvidas ao longo da execução de suas novas tarefas. Disponibilizando uma lista com os passos que ele precisa seguir para realizar a atividade, suas dúvidas se tornarão mais pontuais, sendo sobre alguma etapa específica e não sobre todo o processo.

Menor índice de retrabalho

Mesmo que algumas pessoas realizem as mesmas tarefas todos os dias, é comum que uma vez ou outra ela acabe se esquecendo de alguma etapa. Para evitar que hajam erros durante o percurso do procedimento e o colaborador tenha que perder tempo refazendo, o check-list poderá servir como um guia, assim, antes de finalizar a sua atividade, ele poderá conferir se cumpriu todas etapas previstas e evitar o retrabalho.

Como posso criar um check-list?

Escolha o processo

Antes de criar o check-list você precisa escolher sobre qual processo irá desenvolver o material. Para começar, escolha atividades mais simples. Assim, conforme for ganhando confiança e otimizando sua estratégia para a lista, poderá partir para ações mais complexas, desenvolvendo check-lists mais completos.

Repasse o processo

Para saber o que colocar no seu check-list é preciso saber do começo ao fim os passos que devem ser seguidos para concluir a ação com sucesso. Para isso, depois de definir o processo, faça-o. Enquanto realiza as atividades, vá anotando cada etapa em um arquivo ou bloco de notas para que seja mais fácil organizar o que irá para o material.

Segmente em itens

Agora é o momento que de recolher suas anotações e organizar em itens cada etapa descrita anteriormente. Você pode fazer o check-list de duas formas:

# Passo-a-passo: esse contemplará os passos que devem ser seguidos ao executar a tarefa, sendo analisado antes de começar o trabalho.

# Para conferir: esse servirá para, depois que finalizar a atividade, conferir se todas as etapas foram cumpridas e sem quaisquer esquecimentos.

Escolha qual formato melhor se encaixa na sua atividade.

Crie um layout

Com todas etapas anteriores realizadas você já pode montar um layout para o seu check-list. Não se prenda muito a esse primeiro modelo, pois com o tempo você irá adaptá-lo para se encaixar melhor às suas necessidades. Há a opção de pegar modelos prontos em plataformas como o Canva ou criar do zero no Illustrator. Ainda, se desejar um check-list que permite marcar as etapas que foram cumpridas, pode ser utilizado o Excel. Conforme o material for sendo desenvolvido, você poderá utilizá-lo como base para os próximos.

Recomendamos que o check-list seja utilizado de forma online, uma vez que se houver a necessidade de imprimir esses materiais, eles apenas irão gerar lixo posteriormente 🙂

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