Qual o melhor formato para compartilhar conhecimento na minha empresa?

Uma grande dúvida para quem está começando a gerenciar o conhecimento do seu negócio é a respeito sobre em que formato os diferentes tipos de conteúdo deverão ser gerados. Com a popularização de ferramentas gratuitas e o maior acesso das pessoas ao digital, está cada vez mais fácil e rápido desenvolver conteúdos didáticos para a equipe e clientes.

Embora esse cenário seja uma realidade, a prática mostra que poucas empresas realmente se preocupam em utilizar destes materiais para compartilhar conhecimento, gerando, dessa forma, alguns problemas.

Problemas em não compartilhar conhecimento

Perda de cultura empresarial

É comum ouvirmos que. um dos maiores diferenciais de uma empresa de sucesso, para as outras que fracassam no mercado, é a capacidade do negócio em preservar e aprimorar a sua cultura empresarial. Conseguir transmitir os valores inerentes aos fundadores para os outros colaboradores da empresa, à medida que o negócio cresce, se mostra fundamental para a longevidade de qualquer empreendimento.

Sem criar um processo estruturado para compartilhar conhecimento, com uma boa didática e de simples absorção, é muito possível que exista uma perda significativa dessa cultura e por consequência, uma queda acentuada na qualidade das entregas feitas pelo negócio.

Tempo elevado de aprendizagem

Outro prejuízo com a ausência deste compartilhamento, é o retardamento do tempo na aprendizagem das funções específicas de uma pessoa. Estimamos que as perdas no processo de rampeamento em empresas que não possuam uma cultura de gestão do conhecimento é de até três salários de cada colaborador comparado com um negócio que possui.

Neste cálculo são englobadas situações como: o próprio tempo para o colaborador se desenvolver sem uma base de auxílio, retrabalho por atividades feitas erroneamente e o tempo do colaborador mais antigo destinado a treinar e tirar as dúvidas do novato.

Importante também combater a todo momento o costume de algum funcionário guardar o conhecimento para si, sob o pretexto de assim ser considerado mais importante pela empresa. Essa prática é muito prejudicial para o negócio, pois ocorre o que chamamos de “ilha de conhecimento” trazendo para baixo a produtividade da equipe além de ser ruim para o próprio colaborador que nunca consegue “desligar” da empresa, afinal tudo deve passar pelo seu crivo para ser dado sequência.

Material esquecido e desatualizado

Existem empresas que já reconheceram o conhecimento como um grande aliado da sua produtividade e, por consequência, rentabilidade. Estes empreendimentos já realizam, da forma que conseguem, o desenvolvimento de materiais de apoio para treinamentos e suporte a dúvidas recorrentes.

Ocorre que esse conteúdo está disperso em diversos canais (físicos e digitais), não possuem aderência das pessoas interessadas e ficam frequentemente desatualizados. Ainda, a didática não é trabalhada da melhor forma e o material por não possuir uma frequência tão grande de revisão acaba não sendo confiável.

Formatos para compartilhar conhecimento

Existem diversos formatos para se compartilhar conhecimento. A ideia desse post é trazer alguns exemplos e fazer um paralelo de cada um com o momento atual de quem está começando ou já está mais avançado nessa cultura.

Materiais simples

Ao tratar de empresas que ainda não possuem nada relativo a registros e gestão do conhecimento, o ideal é começar com os materiais mais simples e acessíveis que se possa fazer. Após, serão trabalhadas melhorias em cada um dos conteúdos a fim de torná-los mais didáticos e fáceis de compreender.

Check-lists

Desenvolver check-lists é a forma mais fácil de se conseguir tangibilizar um processo. Devem ser organizados roteiros de passo-a-passo explicando detalhadamente o fluxo de cada atividade em determinada sequência.

À medida que cada etapa for concluída, o colaborador irá marcá-la como “feita” e desenvolver a tarefa seguinte até concluir todo o check-list.

Apresentações

Ainda na linha de materiais mais dinâmicos, é importante aproveitar tudo o que já existe e fazer ajustes para estarem atualizados com o foco momentâneo da empresa. Sem dúvida existem diversas apresentações que foram desenvolvidas para clientes, treinamentos internos, entre outras que podem ser reaproveitadas em uma base de conhecimento.

Um bom filtro é essencial nessa compilação para que apenas o que é relevante se mantenha ativo, evitando assim, a construção de um “lixo digital” com documentos que dificultam a busca e a compreensão da equipe.

Anotações

O conhecimento não é estático. Mantê-lo atualizado é um grande desafio e ao mesmo tempo bastante necessário para que a informação que consiste em uma base seja confiável. Desenvolver e compilar anotações provenientes de insights de eventos, feedbacks de clientes ou até mesmo da equipe trará inúmeras melhorias no conteúdo já existente além de auxiliar a criação de novos documentos.

Materiais ricos

Ao estar com a base de conhecimento bem alimentada de materiais mais simples, é o momento de investir na didática de cada um desses documentos a fim de que a absorção por parte de quem os consome seja maior.

É importante falar que o ideal para produzir materiais ricos é contar com a ajuda de uma agência ou de um departamento interno de marketing que a empresa possuir. Estes documentos deverão estar mais desenvolvidos no que se refere ao design, conteúdo, gramática e principalmente na didática.

Infográficos

Um infográfico é um desenho ou uma imagem que, com o auxílio de um texto, explica ou informa sobre um assunto que não seria muito bem compreendido somente com palavras.

Um bom exemplo de infográfico é transformar o check-list em algo com um design mais profissional. Utilizar uma ferramenta como o canva pode servir para quem não dispõe de muitos recursos e quer dar uma turbinada no seu material.

Quanto mais simples e limpo um infográfico, mais ele fica convidativo para se consumir e mais fácil é a sua absorção.

Guias

Elaborar guias práticos também pode ser uma boa estratégia. Estes materiais são menores e mais assertivos que um e-book, por exemplo, mas garantem um bom aprendizado de quem os consome.

A partir de algum conteúdo relevante que a empresa possui e que quer repassar para clientes e sua própria equipe, é possível desenvolver um guia bem visual e prático para o leitor do documento “sair fazendo”.

E-books

Para aqueles assuntos mais detalhados e que necessitam de uma explicação maior, uma ideia é desenvolver e-books. Um documento assim requer um maior investimento de tempo e recursos, porém ao mesmo tempo reforça a autoridade da empresa em relação a determinado assunto e se, amparado por uma boa didática, pode ser uma peça importante na educação das pessoas ligadas à empresa.

Vídeos

Com a facilidade hoje em dia de gravar e publicar conteúdos, uma ótima alternativa é o vídeo. Sem dúvida, assistir vídeos é uma das melhores formas de se aprender algo sobre determinado assunto. Existem ainda plataformas que hospedam vídeos gratuitamente como o Youtube, trazendo economia de espaço aos servidores da empresa ou da própria base de conhecimento.

Screenshare

O screenshare é o mesmo compartilhar a tela do seu computador. Neste caso, recomendamos gravar este compartilhamento para desenvolver passo-a-passo de alguma ferramenta web, implementação de algum sistema entre outras funções. O objetivo é do consumidor deste vídeo aprender, na prática, o funcionamento a respeito da interação entre a pessoa e a máquina e “sair fazendo sozinho”.

Webinar

Outro formato de vídeo bastante usado é o Webinar. São tele-conferências, que podem ser ao vivo, por exemplo, com posterior disponibilização da versão gravada.

Pessoas de fora da empresa podem ser convidadas para falar de um determinado assunto ou ainda pode-se fazê-lo exclusivamente interno, a partir de alguma dor da equipe. Deve-se cuidar para que o assunto seja relevante e a dinâmica não possuir sem altos e baixos a fim de não desengajar quem está assistindo.

Treinamentos

O treinamento via vídeo deve ser: objetivo, prático e metrificado. Ao desenvolver um treinamento deve-se ir direto ao ponto, uma vez que nesse conteúdo a absorção será medida e o desempenho da empresa dependerá diretamente de como se dará a compreensão desta sequência de vídeos.

Defina bem o formato e a sequência das vídeo-aulas, o tempo de cada uma, o engajamento das pessoas nelas e ao fim monte uma certificação a respeito do que você deseja ter passado de conhecimento.

 

 

 

Existem muitos materiais prontos e à disposição na internet também. Caso não exista tempo e recurso por parte da empresa em desenvolvê-los, basta dar uma boa procurada e compilar na sua base de conhecimento conteúdos de terceiros que explicam de forma clara como fazer ou o que fazer em determinada situação.

O mais importante é resolver o problema da pessoa que está em busca de informação e quer aprender a realizar determinada tarefa de forma autônoma. Dessa forma, é recomendável começar pelo material mais simples possível e após desenvolver materiais mais ricos, além de vídeos e outros conteúdos mais trabalhados.

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  1. […] Disseminar o conhecimento aprendido com o resto da equipe é tarefa obrigatória a fim de maximizar o resultado do evento para a empresa. Entregar valor em todos os momentos de interação deve ser o foco a partir de agora. […]

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