Série Especial Metodologia DIIVE – INFORMAR

Bem-vindo de volta à nossa série especial sobre a metodologia DIIVE. Criamos este método para levar a gestão do conhecimento ao alcance de pequenas e médias empresas.

Na segunda postagem, iremos falar sobre a segunda letra deste anagrama, o I, de informar.

INFORMAR

Após dividir a empresa em setores e configurar restrições e curadores em cada um dos tópicos chega o momento de começar a colocar informações dentro da base de conhecimento. Partindo do princípio que a primeira etapa foi executada com sucesso, se terá a segurança de que a base de conhecimento está apta a receber o conteúdo vindo da equipe.

Tópico piloto

Inicialmente deve-se escolher um dos tópicos para ser desenvolvido como tópico piloto. Recomenda-se que a área da empresa escolhida tenha como características um maior engajamento, conectividade a tecnologia e que o curador tenha uma boa relação com o restante da equipe.

Ainda sem a base de conhecimento (recomendamos o uso de alguma ferramenta como o excel), começa-se a reunir as informações mais recorrentes da área como dúvidas frequentes, procedimentos utilizados no dia a dia, entre outros. É importante transcrever esse conteúdo para uma essa planilha (recomendamos que utilize a planilha que disponibilizamos no botão abaixo) antes de passar definitivamente para a base a fim de facilitar a compreensão do processo para o resto da equipe. Após, ficará mais simples apenas repassar o conteúdo para a base e aprender o seu uso.

Outra informação importante é que o conteúdo inicial de toda base de conhecimento deve ter uma regra fundamental: a aplicabilidade prática no curto prazo. Isso é essencial para entregar valor para a equipe desde os primeiros instantes e facilitar a aderência das pessoas à plataforma e começar a desenvolver uma cultura de gestão do conhecimento.

Feito todo esse levantamento e construção do conhecimento a ser passado no tópico piloto, é a hora de passar as primeiras informações para a base de conhecimento. Transcreva o que foi colocado na planilha para a plataforma e estimule a equipe a fazer o mesmo. Neste momento, é importante ter um domínio básico sobre o funcionamento do software e conseguir solucionar as dúvidas dos colaboradores nesse processo. Uma plataforma simples ajuda na aprendizagem das pessoas e traz maior engajamento.

Informações antigas

Ainda no tópico piloto, recomenda-se compilar tudo o que existir de informações já criadas pela equipe. Sem dúvidas existe muito material importante e já pronto para passar para a base de conhecimento.

Revise bem as informações, atualize-as e coloque-as diretamente na base de conhecimento. Faz muito sentido reaproveitar material que já havia sido confeccionado a fim de economizar tempo e disponibilidade dos profissionais.

Trilhas de Conhecimento

Criar trilhas de conhecimento em cada área facilita muito a aprendizagem dos profissionais sobre determinado conteúdo. Uma trilha de conhecimento é um espaço ordenado de compilamento de conteúdos com uma certificação ao final a fim de avaliar a absorção de cada usuário.

No início, recomenda-se fazer especialmente a trilha de onboarding de colaboradores em um determinado setor para que esta pessoa esteja apta a desempenhar as respectivas funções.

Por exemplo, na trilha de onboarding do setor financeiro da agência XPTO:

  1. O que é o setor financeiro?
  2. Qual a sua importância para o resto da empresa?
  3. Como funciona o ERP?
  4. Como é o processo de cobrança?

Para todos os itens acima, serão desenvolvidos materiais que expliquem detalhadamente cada processo a fim de que o objetivo de rampeamento do novo colaborador seja cumprido.

Expansão para outros tópicos

Após todos os aprendizados realizados no tópico piloto, é o momento de corrigir os erros e melhorá-los antes de continuar o processo com os outros tópicos. Recomenda-se uma reunião entre todos os curadores comandada pelo líder do tópico piloto para explicar como foi a primeira experiência da base de conhecimento na empresa, seus erros e acertos e como fazer para se atingir o sucesso com a gestão do conhecimento na sua área.

Espera-se replicar essa primeira experiência para todos os tópicos da empresa antes de passar à próxima fase do projeto. Ter o princípio de engajamento da equipe bem alinhado, bem como as primeiras informações já na base de conhecimento são passos fundamentais para o sucesso do processo de gestão do conhecimento.

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