Série Especial Metodologia DIIVE – DIVIDIR

Seja bem-vindo à nossa série especial sobre a metodologia DIIVE. Criamos este método para levar a gestão do conhecimento ao alcance de pequenas e médias empresas.

Na primeira postagem, iremos falar sobre a primeira letra deste anagrama, o D, de dividir.

DIVIDIR

Ao começar a aplicar o DIIVE, é necessário se ter uma compreensão geral da divisão da empresa. Entender em quais os pequenos setores que o negócio se divide, além de ir a fundo e desmembrar cada um destes com os processos, boas práticas e funções que as pessoas devem executar.

Vamos a um exemplo: a agência de marketing XPTO.

Podemos dividi-la em algumas áreas como: T.I., Mídia, Financeiro e Marketing Digital. Essas grandes áreas também podem ser subdivididas, pois sem dúvida existirão, dentro dessa agência, melhorias e conteúdo mais elaborado em desmembramentos do marketing digital, por exemplo.

Este tópico de marketing digital poderia ser subdividido em inbound marketing, redes sociais, e-mail marketing, entre outros. No Pulpo chamamos essas divisões de tópicos e sub-tópicos.

Restrição de Acesso

Ao escolher a sua base de conhecimento, é bom ter uma atenção especial e verificar se ela possui uma restrição de acesso de usuários quanto a determinado conteúdo. Nas empresas podem existir informações mais delicadas que nem todas as pessoas podem ter acesso. Tópicos sensíveis como o do financeiro, por exemplo, devem ter uma atenção especial e a possibilidade de restringi-los se mostra importante para os administradores desses negócios.

Ao aplicar o DIIVE, analise quais os tópicos devem possuir uma restrição especial de usuários e ao dividi-los, coloque o controle de acesso respectivo em cada um deles.

Curadoria

Outra funcionalidade importante de uma base de conhecimento é a possibilidade de eleger curadores para cada um dos tópicos. A função de um curador é editar, aprovar e rejeitar algum conhecimento que seja elencado ao tópico pelo qual ele é responsável.

Isso evita que conhecimentos desatualizados e irrelevantes fiquem presentes na base de conhecimento, apenas poluindo a busca pelos conteúdos. Uma base sem uma boa curadoria, perde o crédito perante os colaboradores e atrapalha a produtividade do negócio e os resultados finais da gestão do conhecimento.

Em uma base de conhecimento bem nutrida os colaboradores apenas consomem o conteúdo e partem direto para a execução, sem ter que solicitar o auxílio de outras pessoas para cumprir determinada atividade.

Em cada um dos tópicos divididos pela metodologia DIIVE, recomenda-se eleger um ou mais curadores para zelarem pelo conteúdo relativo àquele segmento da empresa.

Restrição de Uso

Assim como na empresa existe uma hierarquia clara, na base de conhecimento não é diferente. Ao escolher a sua plataforma, atente para que nela exista ao menos uma mínima hierarquia que possibilite uma diferenciação na hora do consumo do conhecimento.

Ao terminar de configurar e dividir os tópicos, é o momento de escolher a restrição de cada usuário. No Pulpo essa hierarquia se dá da seguinte forma:

Administrador: É o responsável por gerenciar toda a plataforma, usuário e tópicos. Ele pode nomear curadores e convidar novos membros.

Escritor: Este profissional pode escrever e publicar conhecimentos, além de ser nomeado como curador de um tópico, a fim de auxiliar no controle das informações que estarão presentes na plataforma.

Leitor: O leitor apenas pode consumir o conteúdo que não está barrado por restrições de acesso. Esta função é Ideal para clientes que querem absorver um tópico específico para auxiliá-los.

Dividir é o primeiro passo para a organização da gestão do conhecimento na empresa. É importante que essa parte seja muito bem feita e estruturada para o negócio não incorrer em problemas futuros derivados disso. Uma boa divisão evita problemas com a segurança da informação, bem como da confiabilidade do conteúdo disponibilizado na base.

 

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