Descentralize informações e aumente a produtividade do seu time

Muitas empresas possuem colaboradores que atuam em seus cargos desde o ínicio da empresa. Esses profissionais costumam ser aqueles com maior experiência em seus setores e os maiores portadores de conhecimento.

Esses profissionais retêm muitas informações sobre a empresa e seus setores e quando a companhia não possui uma cultura de compartilhamento de conhecimento, os demais colaboradores se tornam dependentes deles.

Se por algum motivo esse profissional se ausentar, toda equipe irá perder desempenho, uma vez que muitas informações importantes estarão ausentes, junto com o colaborador. 

Quando a empresa se torna dependente de um colaborador “ilha de conhecimento”, ela colhe diversos prejuízos para o negócio, como a perda de produtividade, falhas de comunicação, menos qualidade no atendimento, entre outros. 

Como descentralizar as informações?

Externalizar o conhecimento que está na cabeça de um colaborador pode parecer complicado, mas seguindo as cinco etapas que criamos você verá que o processo é mais simples do que se imagina:

1 Mapear

O primeiro passo é mapear os conhecimentos que cada colaborador possui dentro de suas áreas. Você pode iniciar o mapeamento com um setor e posteriormente avançar para os demais. 

Você pode criar um documento, como uma planilha, e organizar por setores, áreas de conhecimento e identificar a pessoa responsável que poderá lhe auxiliar com o compartilhamento de informações. 

2 Coletar

Após ter mapeado cada área de conhecimento dentro do negócio, chega a hora de coletar as informações que cada colaborador possui, que são importantes para o setor. 

Para fazer essa coleta você pode utilizar diversas técnicas de compartilhamento de conhecimento, como job shadowing, eventos internos, entrevistas, mentoring e job rotation

3 Registrar

Para registrar é importante criar um ambiente que todos tenham acesso fácil e seguro. 

Você pode registrar essas informações em um repositório de arquivos como o Google Drive, ou, se deseja utilizar uma solução mais específica e completa, uma base de conhecimento, como o Pulpo. 

4 Compartilhar

Para ter sucesso nesse processo é fundamental manter as informações disponíveis para seus colaboradores acessarem sempre que tiverem necessidade.

Por isso deve-se escolher um local que possa ser acessado por qualquer dispositivo e permita a colaboração de todos os participantes. 

5 Engajar

Não adianta ter uma base de conhecimento rica em informações, mas pobre no engajamento de seus membros. 

Para engajar sua equipe na utilização da base você pode definir um curador por área de conhecimento e fazer com que ele estimule o compartilhamento de conhecimento e a busca dentro da ferramenta. 

Também é válido conhecer algumas técnicas mais específicas para o engajamento de colaboradores, como a gamificação.

Como o Pulpo pode me ajudar? 

O Pulpo é uma base de conhecimento preparada para você armazenar e gerenciar as informações relevantes dentro da sua equipe. Nele você pode registrar e compartilhar conhecimento de maneira simples e segura. 

Possui informações que não podem ser disponibilizadas para todos os membros? No Pulpo você pode criar tópicos privados, onde apenas quem tiver permissão poderá acessar os conteúdos a ele vinculados. 

A função dos tópicos é facilitar a organização dos conteúdos dentro da base. Também têm um papel fundamental para a busca de informações, uma vez que graças a eles, a busca se torna mais rápida e precisa. 

Quer conhecer o Pulpo na prática e suas funcionalidades? Solicite uma demonstração ou faça um teste grátis de 30 dias. 

 

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