gerenciamento de processo

Como fazer gerenciamento de processos para criar base de conhecimento

Diversas empresas de diferentes portes e segmentos apresentam dificuldade em conduzir o gerenciamento de processos. Por vezes, falta a ferramenta adequada. Em outros casos, os líderes (ainda) não deram a atenção necessária ao assunto. 

Seja como for, há muitas vantagens em fazer esforços para executar um bom gerenciamento de processos. A criação de uma base de conhecimento é uma das heranças positivas dessa iniciativa. Se a sua empresa conduzir bem os processos internos, os conhecimentos importantes para o dia a dia ficarão conservados. 

Como o gerenciamento de processos contribui na gestão do conhecimento 

Definir e fazer um bom gerenciamento de processos exige dedicação dos gestores e de suas equipes. Mas é importante ressaltar que um esforço coletivo pode promover melhorias significativas. 

A evolução no gerenciamento de processos das empresas tem como grande benefício o aumento na produtividade. Quando os processos estão bem organizados, todos rendem mais e os resultados crescem com solidez. 

O que alguns líderes não percebem é como a gestão de conhecimento pode também ser aprimorada a partir do gerenciamento de processos. Entenda como isso acontece: 

  • Mais tempo para trocar conhecimentos: o tempo ganho com a organização de processos pode ser destinado à troca de informações relevantes. 
  • Cultura da organização: gerenciar processos leva os colaboradores a um novo patamar de organização. Isso se reflete também na forma como eles interagem com uma base de conhecimento. 

Portanto, vale questionar: a base de conhecimento é mesmo tão importante para uma empresa? O que os colaboradores e a própria empresa têm a ganhar com isso? 

Por que criar uma base de conhecimento 

A criação de uma base de conhecimento proporciona diferentes vantagens para as empresas que se dedicam a esse trabalho. Entenda alguns dos motivos que tornam a base de conhecimento tão importante. 

  • Difusão do conhecimento entre os colaboradores: a alocação de conhecimentos em um mesmo ambiente facilita as trocas. Com isso, os colaboradores podem se ajudar e esclarecer dúvidas mutuamente para crescerem juntos. 
  • Adaptação de novos colaboradores: em muitos casos, profissionais levam algum tempo para se adaptar a uma nova cultura. A base de conhecimento se torna fundamental para acelerar o processo de aprendizagem, uma vez que o colaborador poderá ter acesso às informações de maneira fácil e rápida, sempre que necessitar. 
  • Redução no retrabalho: repetir uma tarefa para corrigir erros derruba a produtividade de qualquer empresa. Se houver uma base de conhecimento, o retrabalho tende a cair drasticamente. 
  • Retenção de conhecimento na saída de pessoas-chave: quando um importante profissional deixa a empresa, existe o risco de instabilidade. A base de conhecimento serve como um backup de toda a produção dos colaboradores, inclusive daqueles considerados vitais. 

Crie uma cultura de valorização do conhecimento 

Os benefícios apresentados acima são de grande valor para a empresa, mas nem todos os colaboradores percebem isso. É papel dos gestores mostrar a cada profissional que ele tem muito a ganhar com a base de conhecimento. 

A recomendação é desenvolver uma cultura de valorização do conhecimento. O ápice desse movimento é o entendimento coletivo de que absorver novas informações será decisivo para o sucesso individual e coletivo. 

Os colaboradores precisam entender que a base de conhecimento não é apenas uma forma de aumentar a lucratividade da empresa. Quando os processos caminham de forma mais organizada, os resultados crescem e todos têm a ganhar.  

Uma possibilidade palpável é a promoção de colaboradores que apresentarem resultados convincentes. Essa já é uma motivação razoável por si só.  

Porém, é importante mostrar ao profissional que essa paixão pelo conhecimento será muito valiosa na sequência de sua carreira, mesmo que ele, eventualmente, deixe a empresa. Ao se recolocar, a pessoa levará como bagagem o histórico de alguém inquieto e disposto a aprender sempre mais. Essas virtudes enchem os olhos de qualquer profissional de RH. 

Construção da base de conhecimento exige tempo 

Muitos gestores reconhecem a importância em desenvolver uma base de conhecimento. No entanto, é comum que os líderes esbarrem na falta de tempo devido a rotinas cada vez mais sufocantes. 

Fazer a gestão de conhecimento dentro de uma empresa exige tempo e adaptação de cada um dos colaboradores. Por isso, é preciso desenvolver a cultura de trabalhar em um ambiente virtual em que todos possam contribuir. Cabe às lideranças espalhar essa mensagem e valorizar a base de conhecimento como algo benéfico a todos. 

Se faltar tempo, é importante buscar maneiras de encaixar o acesso à base de conhecimento em sua agenda. Podem ser entradas rápidas, tanto para enriquecer a base com novos materiais, quanto para absorver ensinamentos ali presentes. 

Como encontrar esse tempo? 

É muito fácil dizer que não há tempo para esta ou para aquela atividade. O desafio é priorizar e estabelecer horários mais regrados em seu dia a dia. As tarefas devem ter um tempo previsto de início e término para que sua produtividade se mantenha alta. 

Uma das melhores formas de fazer cada hora do seu dia render mais é eliminar as urgências de sua rotina. Sabe aquele e-mail que aparece de repente e o obriga a interromper uma atividade? O erro é justamente abrir esse e-mail.  

A urgência é uma das principais vilãs da produtividade e só pode ser eliminada – ou ao menos limitada – com uma boa gestão do tempo. Procure organizar suas tarefas com antecedência para planejar melhor sua semana.  

Uma dica é priorizar o que tem maior importância para evitar que prazos sejam desrespeitados. Lembre-se que a boa gestão do tempo é questão de planejamento. 

Uma boa ferramenta para gestão do tempo e gerenciamento de processos 

Está com problemas para melhorar a gestão do tempo em sua empresa? Existe uma solução que resolve esse problema e, de quebra, corrige também o gerenciamento de processos. 

Aliás, vale lembrar que a definição de processos tem papel importante na criação de uma base de conhecimentos. O que falta a muitas empresas é a orientação de qual ferramenta usar para essa finalidade. 

Uma excelente alternativa é o Neotriad, software focado em gestão de equipes e gerenciamento de processos. Com a ferramenta, você e seu time poderão organizar melhor o tempo e otimizar processos internos. Quer saber mais sobre o Neotriad? Aproveite para conhecer o software agora mesmo e faça um teste gratuito por duas semanas 

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