Como eliminar os erros recorrentes na sua empresa

Entre as coisas que mais comprometem o bom andamento e produtividade de uma empresa, a frequência de erros que uma equipe comete é uma delas. Os erros repetitivos, principalmente, não afetam apenas a redução da receita, mas, também, dificultam a possibilidade de crescimento da empresa.

Para sanar esse problema, é necessário encontrar a fonte desses erros, descobrir onde a informação está se perdendo e que o está ocorrendo para que os colaboradores não consigam executar as tarefas da maneira correta.

Criar uma cultura de gestão de conhecimento é um passo importante para evitar que possíveis erros aconteçam.

Com um processo bem definido sobre as informações relevantes, você irá maximizar a produtividade do seu time, uma vez que os erros frequentes serão erradicados, diminuindo, também, o índice de retrabalho dentro da empresa.

Mas, como uma cultura de conhecimento irá eliminar esse problema?

Com a implementação de uma prática recorrente para o registro de conhecimento e colaboração dentro da sua empresa, problemas como perda de produtividade e retrabalho – que podem ser causados pela frequência de erros – sofrerão uma grande redução.

Veja como você poderá resolver esse problema dentro da sua empresa:

1. Torne o conhecimento acessível

Informações de fácil acesso podem ajudar seu colaborador a passar por um obstáculo, ou até tirar alguma dúvida. Os erros acontecem quando a pessoa não está apta para realizar a tarefa proposta, porém se as informações que ela precisa para realizar a atividade estão a seu alcance de maneira fácil e rápida, ela ganhará tempo na execução e diminuirá os riscos de cometer erros.

Uma base de conhecimento irá auxiliar seu funcionário, fornecendo acesso fácil à informação que ele necessita para resolver seus desafios pontuais dentro da empresa.

O conhecimento não deve ser de domínio de uma pessoa, e sim de todos aqueles que têm interesse ou necessidade. Se todos os departamentos da sua empresa trabalharem em harmonia, compartilhando informações importantes e tendo sinergia com o propósito da sua empresa, as chances de crescimento do seu negócio e seus colaboradores aumentarão consideravelmente.

2. Desenvolva colaboradores mais confiantes

Com uma base de conhecimento você irá assegurar que seus colaboradores cumpram suas funções com maestria, eliminando a chance de ocorrer erros. Eles irão se sentir mais seguros e confiantes dentro da empresa, pois terão convicção que seu trabalho está sendo executado da maneira correta, e sempre que sentirem alguma dúvida terão um suporte para lhes auxiliar.

Uma equipe bem informada, é uma equipe forte. Funcionários desenvolvem confiança executando suas tarefas quando entendem a maneira que precisa ser feita para obter os resultados esperados.

3. Provoque novas ideias

Quando um processo está formado do ínicio ao fim, e é bem executado, mas não traz os resultados esperados é porque há alguma falha. Poder visualizar as informações dos processos internos facilita a identificação de possíveis erros.

Ao identificar onde há falhas, o colaborador pode sugerir novas ideias, e buscar a melhor solução para resolver esse problema.

Mais importante que ter processos bem definidos, é ter a maleabilidade necessária para modificá-los quando os resultados demonstram que eles precisam ter uma melhoria pontual. Atentar para as ideias vindas da equipe é uma fonte riquíssima para essas otimizações nos processos internos.

4. Tenha atenção às métricas

O retrabalho é um problema que atinge muitas empresas e equipes. O tempo que poderia ser destinado para realizar novas tarefas, muitas vezes, é desperdiçado na realização de uma mesma.

Mantendo as informações necessárias para cada área da sua empresa em uma base de conhecimento é possível evitar que erros ocorram, assim, evitando o retrabalho. Se uma tarefa for cumprida da maneira correta na primeira vez, as chances de ter que refazê-lá serão menores.

Além disso, defina métricas de controle para a produtividade e eficiência da sua equipe. Pontos como tempo para entrega de tarefas, qualidade de atendimento e índice de retrabalho devem ser uma obsessão para o seu time. Controlar as métricas de produtividade do seu negócio fará uma grande diferença na lucratividade e aumentará sua competitividade perante os concorrentes.

Conclusão

Agora que você já sabe como começar a resolver o problema da recorrência de erros dentro da sua empresa, basta aplicar à sua empresa, medir os resultados e aos poucos se tornar mais rentável.

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