Base de conhecimento é essencial para o crescimento sustentável de uma empresa. Diversas companhias possuem profissionais mais experientes e que estão por bastante tempo ocupando a mesma posição. Diante disso, é natural que certas informações fiquem sob o domínio dessas pessoas e caso algum deles tiver que se afastar do cargo por algum tempo, a empresa ficará extremamente vulnerável, perdendo muita produtividade.

Caso venha a ocorrer uma situação assim, é importante que no negócio exista uma Base de Conhecimento. Com uma Base de Conhecimento a empresa ficará segura a respeito dessas informações que estavam antes apenas sob o domínio de determinado profissional.

Com o desenvolvimento de uma cultura de Gestão de Conhecimento, riscos como a perda de conhecimentos fundamentais tendem a ser amenizados. Você também deixará de depender de pessoas para ter as informações que necessita para a operação do negócio. A ausência das pessoas, nesse caso, será menos sentida.

Leia abaixo sobre outros benefícios em contratar um Base de Conhecimento para a sua empresa:

Saiba como criar uma Base de Conhecimento:

Benefícios de uma Base de Conhecimento

Equipe mais eficiente

Amparado por uma cultura de Gestão do Conhecimento, será possível aumentar a produtividade do seu negócio. Quando algum profissional precisar tirar dúvidas durante a execução de alguma atividade, ele poderá recorrer a uma Base de Conhecimento e não precisará mais perguntar para pessoas mais experientes, tomando um tempo precioso delas nesse processo.

Ao solucionar a sua dúvida de forma mais rápida e com menos interferência de pessoas, será gerada uma economia de tempo bastante significativa para a empresa. Quando tratamos o fluxo de conhecimento dessa forma, as pessoas mais experientes serão mais reativas às dúvidas, podendo contar com a Base de Conhecimento para o ensino da parte operacional do negócio, restando mais tempo para se dedicarem a inovações e melhorias do negócio.

Menos retrabalho

Cometer erros básicos com frequência pode comprometer seriamente o resultado final da operação de um negócio. Além da redução no faturamento, a ocorrência de erros repetitivos, dificulta o crescimento organizado e sustentável do negócio, uma vez que a qualidade do serviço decai e não existe um padrão de entregas.

Uma Base de Conhecimento pode ser um caminho para fornecer o conhecimento dos colaboradores mais experientes e deixá-lo à disposição do restante da equipe. Com uma cultura assim, é provável que não existam mais tantos erros derivados de desatenções ou desconhecimento sobre os processos operacionais da empresa.

Menor número de ilhas de conhecimento

As chamadas “ilhas de conhecimento” estão presentes e podem ser um problema na maioria das empresas. De forma simples, são consideradas “ilhas de conhecimento” pessoas que retêm conhecimentos relevantes na sua área de atuação, não vindo a compartilhá-los com o restante da equipe. Ao fim, todos acabam dependendo desse profissional para tratar qualquer tipo de assunto na operação do negócio.

Caso o acesso de todos esses conhecimentos estivesse disponível para todos membros de uma equipe através de uma Base de Conhecimento, as “ilhas de conhecimento” seriam muito menos danosas para a empresa. As perdas geradas pelas “ilhas do conhecimento” são praticamente imensuráveis, afinal é muito difícil tangibilizar o tempo perdido e a produtividade baixa por situações assim, no entanto basta alguma dessas pessoas sair de férias ou do negócio para a diretoria sentir na pele os prejuízos causados por um problema desses.

Ramp-up mais rápido

Criando uma Base de Conhecimento junto a materiais lúdicos e fáceis de compreender, naturalmente as pessoas irão realizar o seu ramp-up mais rapidamente. Cabe esclarecer que ramp-up significa a aptidão do profissional em exercer a função para a qual foi contratado de forma irretocável.

Com uma Base de Conhecimento implementada, podem, ainda, ser criadas trilhas de aprendizagem. Por meio dessas trilhas, o profissional será desafiado a aprender o conteúdo mais denso de forma auto-didata, ficando a pessoa mais experiente reativa às dúvidas que venham a surgir durante a operação do negócio. Com o término dessa trilha, o profissional estará apto a realizar uma espécie de prova, revelando ao gestor da área quais são os pontos de melhoria e se essa pessoa poderá exercer determinado cargo na empresa.

Maior engajamento da equipe

Uma excelente forma de engajar os profissionais de uma empresa é através do compartilhamento de conhecimento. Com uma Base de Conhecimento, aplicada junto a uma metodologia (como o DIIVE), as pessoas poderão dar sugestões de melhoria na operação do negócio, além de medir o engajamento da equipe.

Trabalhar técnicas como a gamificação, rotação de setores e mentoria junto a uma Base de Conhecimento podem auxiliar na criação de uma cultura de Gestão do Conhecimento, o que levará a um aumento na produtividade do negócio e por consequência no seu crescimento.

Por que utilizar uma Base de Conhecimento?

Com uma Base de Conhecimento, o negócio possuirá uma base de informações relevantes podendo ser compartilhada entre toda organização. Nessa plataforma, a equipe poderá registrar seus dados, centralizar as informações e manter os conhecimentos armazenados com segurança em apenas um local.

Quando alguém sentir necessidade de um auxílio específico, essa pessoa poderá localizar as informações na ferramenta de forma simples e rápida. A operação como um todo será mais eficiente, já que outra pessoa não será necessária para resolver essa questão pontual.

Com uma Base de Conhecimento se pode pormenorizar toda operação do negócio, traduzindo-a em processos e outros materiais didáticos, que ficarão à disposição de todos, a fim de dar uma maior padronização nas entregas dos colaboradores. 

Muitas empresas utilizam “wikis corporativas” ou repositórios de arquivos como o Google Drive e DropBox para desempenhar sua Gestão do Conhecimento, porém, isso comprovadamente não funciona como deveria. Com um maior número de conhecimentos compartilhados é necessário buscar por um solução mais pontual que permite a moderação do conteúdo e não gere “lixo digital” nem materiais desatualizados e duplicados.

O Pulpo

O Pulpo é uma Base de Conhecimento que junto à metodologia DIIVE auxilia as empresas a não perderem a qualidade do seu atendimento e suas entregas à medida em que crescem. Com o Pulpo, o negócio sofre menos com a rotatividade, reduz as perdas com retrabalho e torna seus treinamentos mais ágeis, aumentando em até 25% a produtividade da sua equipe.

Algumas funcionalidades

  • Tópicos

    Os tópicos facilitam a organização dos conteúdos. Quando o conteúdo é adicionado ao Pulpo, ele será agregado a um tópico, que posteriormente, facilitará o encontro dessa informação. Os tópicos podem ser privados (somente determinadas pessoas podem acessar) ou públicos (qualquer pessoa dentro da Base de Conhecimento pode acessar).

  • Curadoria de tópicos

    Os curadores são os responsáveis por aprovar, rejeitar e editar os conhecimentos que serão adicionados na Base de  Conhecimento, a fim de manter um padrão nos materiais, evitando, assim, versões duplicadas e desatualizadas.

  • Restrição de uso

    É possível se restringir o acesso dos usuários e suas funções na Base de Conhecimento do Pulpo. Cada membro poderá ser leitor (apenas lê e consome conteúdo), escritor (lê, consome e cria conteúdo) ou administrador (acesso a todas as funções da Base de Conhecimento).

  • Restrição de acesso aos tópicos

    Cada tópico criado poderá ficar disponível a vários membros do Pulpo ou apenas a um grupo específico. Se o tópico for privado, apenas aqueles que possuírem permissão poderão ver os conteúdos que foram submetidos a esse tópico.

  • Metodologia

    O DIIVE é uma metodologia criada pelo Pulpo a fim de implementar uma cultura de Gestão do Conhecimento nos seus clientes. O objetivo é tornar essa empresa do Pulpo apta a replicar, por conta própria, a metodologia dentro do seu negócio e ser mais produtiva.

  • Métricas

    O Pulpo possibilita a análise do engajamento dos profissionais na alimentação da Base de Conhecimento. É possível medir dados como usuários diários, palavras mais acessadas, profissionais mais engajados, entre outros. Tudo isso fará a empresa tomar melhores decisões e atingir resultados mais satisfatórios.